文秘人员规章制度

❶ 文秘工作职责

文秘岗位工作职责(1)

1、调查研究，参与提出处工作计划与总结。

2、认真组织落实处办公会议形成的决定、决议;组织协调综合性工作和各科工作关系;协助处领导做好日常行政工作;

3、参与制定后勤管理各项规章制度，并督促检查各项规章制度的执行情况;

4、承担本处的文秘、档案工作及印章的使用、保管。

5、负责文件、资料的保管与流传，处日常工作的检查与督促办理。

6、负责做好宣传工作，及时反映处工作动态;

7、做好全处职工年终考评、各种评优评奖、职称申报审核等工作。

8、协调内外关系，掌握各科室的工作信息，及时协调解决有关问题。

9、负责对处退休、调离等人员办理离职交接手续的监督工作。

10、完成处领导交办的其它工作。

文秘岗位工作职责(2)

1、负责市政府办公室收文的签收、登记、传阅、归档和信访信批办件的登记、转交、催办，以及市政府研究室、市地方志办公室的文电处理工作。

2、负责市政府办公室的各类明传电报和密码电报的签收、登记、传递、归档工作。

3、负责市政府办公室各类文电(正式文、函字、工作通报、明传电报、送阅件、常务会议纪要、市办公会议纪要)的编号、用英分发和归档。

4、负责秘书科承办的有关会议的会务工作，以及市政府办公室全体会议的记录。

5、负责管理市政府办公室和市政府研究室印章。

6、负责有关信息的采编整理。

7、负责大事记及市政府领导一周主要活动安排汇总编写。

8、完成领导交办的其他工作。

文秘岗位工作职责(3)

一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。

二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。

三、做好各种会议的记录及会务工作。

四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。

五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。

六、做好来访接待工作。

七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作。

八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。

九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理

❷ 秘书处管理制度

一、例会制度

每月5号前，由秘书长召集全体办公会议，总结、部署工作，沟通交流情况。遇有特殊情况，可随时召开。

每周周一，由秘书长组织各部召开周例会，总结汇报上周工作任务完成情况、安排布置本周工作计划。

二、内部事务督办制度

1、督办人员针对协会的主要工作，对相关部门承办的事项进行检查、督促。

2、承办部门和督办人员按照“交必办、办必果、果必报”的要求，对所承办的事项负责，并及时反馈完成情况。

三、请销假制度

全体工作人员因事、因病不能到岗的要请假，由各部门负责人批准，并报知秘书长；返岗后及时销假。

四、来信来访处理制度

来信由秘书处根据来信内容、时限要求及时转交有关部门；来访由秘书处统一接待，负责引导，相关部门按职责分工自行处理。重要情况及时汇报。

五、大事记制度

各部门对本部门内发生的重大事情及时向秘书处上报，秘书处经过筛选整理后按时间顺序编进《大事记》里，按年份予以公布。

六、失误追究制度

全体工作人员要恪尽职守，精益求精，高标准、高质量地完成各自工作。对因不负责、粗心大意、推诿扯皮，造成较大失误或损失的，要追究当事人和部门负责人的责任。

七、安全保密制度

对需要保密的文件、材料要妥善保管，防止泄密、失密，不经秘书长同意，禁止私自泄漏企业资料，因此造成的不良后果自负。

各自对所用电脑等贵重物品要加强管理，谨防丢失。

八、作息制度

全体工作人员要遵守作息制度，按时上班，遇有特殊情况由有关部门领导协调。无故迟到早退，又屡教不改的，将在全体人员大会上通报批评，直至解除劳动合同。

九、文明办公制度

工作要严谨、有序、高效，严禁办公时间出现吃东西、看影视剧、玩游戏、聊天等不良现象。对违规者提出当面警告，屡教不改的将处以100元罚款用于改善午餐。

个人要仪表整洁端庄，言行得体大方，待人接物热情诚恳；注重团结协作。

十、清洁卫生制度

讲究卫生，保持室内洁净；文件、资料摆放整齐；禁止随地吐痰、乱扔纸屑、烟头、乱倒污水。

每天按照值日安排对公共区域进行清扫，达不到清洁标准者，通报批评，批评不改的将被罚值日一周。

❸ 大学社团秘书的规章制度

一、做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，做到手续完备版，及时准确。需要清退归权档的，资料应做好登记和立卷工作。
二、负责做好公司内外来访人员的接待工作，认真热情，态度和蔼，做到积极主动、不推诿、不拖拉。
三、负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做好登记，做到有据可查不出差错。
四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。
五、负责公司各类行政会议的通知，记录和办公会议纪要、决议、决定的起草，印发，同时协助公司领导起草有关行政文件。
六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜，并将完成情况及时汇报。

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❹ 文秘方面的工作有什么要求

文秘方面的工作要求
第一章：
文秘心态管理
有清醒的配角意识
依据领导者的期望塑造自我
客观全面的了解事态，尽可能的客观汇报给上级，并提供建议。
文秘在处理任何事情上，只能以领导意见为依据，不能代替领导做决定，可以提出意见、建议以至方案，但是必须经领导同意后，方可贯彻实施。
文秘工作的出发点和归宿点都是为领导服务，是为了提高领导活动的效率和质量。
保密原则。
文秘不能显示自己的劳动成果！不得对外表现自己！
文秘的职责
客观、全面、细致为基本原则。
辅助决策
协调关系
处理事物
组织会议
撰写文稿
管理文书
保守秘密
信访工作
督促检查
文秘的基本素质
恪守机密
知识素质（语、数、外、史、地、生、理、化、哲学；经济学、法学、心理学、公共关系学、档案学、办公软件）
能力要求（写作能力、沟通能力、阅读能力）
心理素质（自觉、果断、自制；创新、参与、竞争、经济；乐观热情、敏捷灵活、稳健从容、坚毅执着、自律自制）

第二章：
会务工作标准
保密原则
议题准备（要有简明扼要的提纲，提纲应开门见山，有针对性，对存在的问题和准备采取的措施，提出明确具体的意见；议题可由领导指定，或者由文秘搜集多个供领导选择；会议形式“座谈会”“报告会”“传达会”。）
人员组织（确保邀请人员到会时间。）
会议文件（包括正视文件、参考文件、阅读文件；文件内容要客观，符合实际情况，广泛征求意见，取得一定的一致性，文件要观点明确，事实准确，条理清晰，语言简练；文件发放，要根据议程分批发放。）
会议通知（会名、主题、时间、地点、参会人、参会要求、会务安排）
报名报到
会议编组
会场布置（“庆祝会”要喜庆，“座谈会”要气氛和谐，“报告会”要简单朴素）
持证入场（签到；引导就座）
主持
会议记录
会务后勤（会场服务——办公用品、茶水、休息场所安排等；订房、订票、接站、餐饮；会议的财务管理、）
印发会议纪要
贯彻执行会议决议
会议摄影摄像
会议文件归档保存
会议管理制度与表格
公司级会议（单指销售大会以部门为单位通知准备）
例会（制定例会制度，例如规定开会周期、时间、地点、参会人；会议中不得随意走动，手机必须静音等）

第三章：
发文管理
文件种类（下行文多是通知、公告；平行文一般指函，邀请函、答复函等等；上行文一般为请示和汇报）
文件管理（保密、及时、建档存档以及销毁）
发文执行（电话催办、发函催办和请承办部门来人汇报等方式）
拟稿要求（题目醒目简洁，主题明确，要一事一文；格式文字统一，注意标点符号的使用，排版要整洁）
第四章：
调查研究工作标准
调查工作的性质分类
信息反馈性调查（政策、制度的落实情况调查）
基本情况调查（销售日常工作客观反应问题的收集和统计）
突击性调查（突发状况的掌握和汇报）
探索性调查
预测性调查
调查的基本原则要求
广泛性、政策性、被动性、多样性。
普遍调查、典型调查、抽样调查、专题调查、蹲点调查。
要多听建议、意见，要善于收集真是的意见，要牢记调查要点。
调查的人员结构应新老搭配，人员要少而精。
调查结果要善于客观分析与总结。
调查报告编写
标题（xxxx调查报告）
开头写概况（被调查的人员概况，调查时间和形式等）
正文（调查报告的中心思想和观点；证明中心思想的事实依据；最后是分析与建议）
第五章：
信息（项目信息的及时、全面、详细及整理清晰；政策信息的及时；人员信息反馈的关注与整理）

第六章：
协调工作的原则
从属原则
服从全局的原则
平等协商沟通原则
政策原则
服务原则
调查原则
协调工作的任务
统一思想
统一政策
统一步调
协调人员要求
魄力
判断力
良好的心态
良好的人际关系
灵活的协调方式方法（商讨式、个别沟通式、建议式；获取信息，充分准备；发现问题，分析问题；制定可行性方案；事实协调方案，形成协调意见）
具体实施协调
策划协调
计划协调
公文协调
会议协调
协调结果
目的性明确
可行性高
保持严肃性
记录归档

❺ 文秘岗位说明书

一、协助办公室主管做好日常行政事务。

二、负责文书工作，包括各类文件的起草、打印、收发、传阅和归档工作。

三、协助做好社区文化建设工作，搞好对外宣传和公共关系。

四、做好会议记录和整理并及时分发至各部门。保证会议室使用前后整洁。

五、接听电话，做好记录。负责办公室设备的使用及保养。

六、负责人员的档案的建立和管理工作，及时将有关资料归档。

七、统计制作部门人员的考勤、排班表。

八、负责员工福利、办公用品等的发放工作。

九、完成领导交办的其他工作。

任职要求：

一、 熟悉和遵守国家及部门的法规制度。

二、 思维敏捷、思路清晰，具有良好的职业意识。

三、 具有较强的书写、电脑操作能力。

四、 熟悉公文写作基本要求。

五、 大专以上学历，两年以上工作经验。

任职资格：性格开朗、大方，掌握良好的礼仪知识和接待工作经验，头脑灵活、反应敏捷，能够灵活处理工作中的突发事件。熟悉办公室工作流程，具有较强的独立处理事务的能力；易于与人沟通，有很强的团队合作精神； 熟练操作电脑，灵活运用各类办公软件，有较强的文字处理能力，能够通过学习，不断提高，达到观察顾客的言行就能了解顾客的性格和喜好，进而采取相应的有效对策。能够通过学习，不断提高，达到排除顾客顾虑、促进最终达成交易的优秀能力。

❻ 所在实习单位办公室文秘人员的主要职责

1、既然是实习，主要职责就是协助完成文秘的部分工作，可以根据职责进行工作全面延伸述说。
2、办公室秘书工作职责
一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。
三、做好各种会议的记录及会务工作。
四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。
五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。
六、做好来访接待工作。
七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。
八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。
九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理

❼ 秘书人员的基本素质要求

1、多元化才能。秘书应用懂得两国甚至三国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。

2、组织能力。秘书应当是一个组织者，她要为各种会议和活动作计划，并落实安排。同时，她还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。

3、沟通能力。秘书需要和老板、同事以及客户打交道，她要善于协调企业内外部的关系。

4、获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，她需要跟上计算机应用的发展步伐。

5、团队合作能力。秘书要参加到许多实际项目中去，她需要收集信息，需要督促团队努力工作。因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。

(7)文秘人员规章制度扩展阅读：

一、职业背景

随着经济管理全球化、信息化、专业化，秘书也开始以一种全新的思维方式进入到诸多领域之中，成为企业领导者必不可缺的得力助手。

为促进秘书工作现代化，提高秘书人员的业务素质和工作能力，国家自九八年起实行秘书专业人员必须持证上岗，并在企事业单位推广秘书职业资格证书制度。按照劳动和社会保障部安排，定于2008年5月对从事秘书工作的人员进行国家职业资格全国统一鉴定。

本职业共设四个等级：初级（国家职业资格五级）、中级（国家职业资格四级）、高级（国家职业资格三级）、技师（国家职业资格二级）。

二、发展前景

秘书属于公司内勤工作人员，是和老板比较接近的人如果能有效处理老板交代安排的所有工作，自然会得到老板的器重，许多主管人选都是从秘书里产生的。

一般而言，秘书的晋升是比较缓慢的，但是从长远角度看这一岗位是非常稳定的。秘书经常需要与办公室的其他人员进行沟通或是交流。

因此需要有很强的文字和口头表达能力，如果会一门外语，则会获得更多参与培训的机会，如果各方面表现优秀，尤其具备较强的组织管理、领导协调能力，则有机会晋升为行政经理。

❽ 文秘管理的基本原则

文秘管理的基本原则
（一）准确原则
秘书是领导的助手。秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作，秘书工作是领导工作的重要组成部门。领导工作具有全局性和广泛性。可以说，秘书工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性，保证了机关领导工作的正常运转。秘书工作的准确性，涉及的方面很多，总的要求是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。秘书工作的质量如何，代表着一个机关的面貌。准确是提高质量的基础，也是反对官僚主义、文牍主义作风的有效方法之一。
（二）迅速原则
迅速，就是要求工作及时，高效、不延误，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥带水。秘书工作的迅速原则是由秘书的特点决定的。秘书处理工作快慢、效率的高低，往往影响到领导的工作的进展，关系到整个工作机器的运转。因此，秘书部门必须科学地组织、安排时间和工作，并尽可能地使用先进技术和设备，使中转过程加快，极大地提高办事效率。只有这样，秘书工作才能适应当前改革开放的发展和需要。以上讲的准确、迅速原则实际上是一项要求，即高效率。准确，是对秘书工作质量的要求；迅速，是从秘书工作数量方面提出的要求。准确和迅速合而构成高效率，而高效率是对秘书工作办事职能的根本要求，是秘书部门对各项工作进行管理的基本原则。
（三）保密原则
保密，是行为主体为了保护自身的安全和利益将知密的范围加以限制。秘书部门处在核心要害部门，接近领导核心，处理要务，管理文件，知密范围很深很宽，失密泄密危害极大。因此，秘书部门、秘书工作必须遵守保密的原则，牢固树立“保守机密，慎之又慎”的思想，在言行中切实注意保密，遵守各项保密法规和制度。要求秘书工作必须时刻保持清醒的头脑，保持高度的警惕性，严格遵守一切保密纪律。同时，为了保证机密的安全，还要制定和健全严格的保密制度，如文件、材料、信函、会议记录等，都要有登记、收回、归档等制度，以保证办公室的安全。
（四）实事求是的原则
坚持实事求是是一切工作的原则。这一原则对于秘书工作来说，更有它的特殊意义。因为秘书工作是为了领导决策提供依据的，如果在工作中没有坚持实事求是的原则，就可能会造成领导工作的失误，甚至会严重损害政府和机关的声誉1。因此，实事求是是秘书部门一切工作必须遵循的原则，也是秘书人员必须具备的职业品德。把它贯彻于秘书工作是实践，就是按照事物的规律办事，真实地反映情况，夹杂个人的情感，报喜不报忧，甚至是不惜捏造事实等。只有这样，才能向领导提供正确决策，才能协助领导避免决策的失误。才能算做好了为领导服务的工作。

❾ 文秘工作流程是什么

文秘工作流程：
一、任务1：撰写公司总结、发言稿等各种生产经营性材料
工作程序：上报材料----撰写初稿----领导审阅修改……上交定稿
1、第一个步骤：上报材料
（1）办公室按集团要求，及时通知各部门上报材料；
（2）各单位按照时间、内容要求，上报季度、年度总结等材料（电子版）。
存在问题及处理建议：
（1）个别部门不能按时上报
产生的原因：工作效率低，最重要是领导重视程度差
解决方法1: 电话催促 （可控）
解决方法2：行政手段加大考核力度
（2）总结内容不全面，主要是工作措施多，数据支撑力度不够
产生的原因：一是个别部门负责人工作能力很强，但文字总结能力较弱，其总结不能全面深入地反映工作成绩；二是个别部门平时忙于生产，月底时因时间紧不能及时提供准确数据，罗列成绩、措施多，总结分析不够深入；四是部门分工不同，个别职能部门的工作成果难以用数据量化。
解决方法：一是各部门负责人在干好日常工作的同时，加强学习和总结，提高文字总结和分析能力；二是办公室多与各部门加强沟通，督促各部门及时补充提供各种数据；三是各部门要重视对工作的分析总结，做到全面、深入，能确实发现问题、总结出经验、提出对策、做好下一步工作计划。
（3）生产、销售、财务部门提供的数据存在不统一现象，向集团上报时难以确定。
产生的原因：一是各部门统计的依据、计算方法不同；
解决办法：一是生产科提供的数据必须经主管领导批准后，以向集团上报的数据为准；财务科提供的数据必须在向集团上报数据的基础上，经董事长或总经理确认；二是对外报的总结中，生产数据以生产科提供为准，各车间数据作为参考；收入、利润、回款等经营数据以财务科提供为准，销售部数据为参考；管理费用、营销费用、采购费用等其他数据以财务科提供为准，各部门意见为参考。
2、第二个步骤：完成初稿（主要是需上交集团的材料）
根据集团及公司要求，办公室文秘人员对各部门工作重点进行梳理，统筹考虑公司全年重点任务及各系统、各方面的工作，全面、深入、有序地总结工作成绩及存在的问题，并根据公司领导班子的意见，提出下一年的工作计划及重点措施。
3、第三个步骤：初稿审核及修改
（1）办公室文秘人员形成初稿后，交办公室主任审核；
（2）办公室主任确定后，电子版发各主管领导审阅，并请提出修改意见
（3）办公室根据各主管领导的意见对初稿进行完善修改
4、第四个布骤：定稿并上交
（1）将修改后的初稿交总经理审阅并定稿；
（2）定稿根据要求，发集团相关部门
二、任务2：文件管理
工作流程：接受文件……登记签批……执行落实……整理归档
1、第一个步骤：接受文件
办公室根据集团通知，指派人员取文件或通过会议等其他途径获取文件
2、第二个步骤：登记签批
（1）文秘人员对外来文件进行登记（来文时间、单位、主要内容等）：
（2）文秘人员填好文件处理签后，交办公室主任填写处理意见；
（3）根据处理意见交主管领导批示；
（4）根据领导批示印发相关部门执行。
3、第三个步骤：文秘人员将处理过的文件按要求进行归档。
三、任务3：制度建设
工作程序：制订计划……制定完善制度……审阅修改……批准执行
1、第一个步骤：制订计划：
（1）办公室组织各部门根据实际情况上报制度建设计划：
2、第二个步骤：制定完善制度
（1）办公室根据公司要求下发制度建设计划；
（2）办公室组织督促各部门根据本部门工作实际，制订完善各项管理制度。
存在问题：上报不及时，个别部门制度过于简单，不深入不全面。
产生的原因：个别部门负责人忙于事务工作，疏于分析总结经验教训，对制订完善管理制度，加强科学管理重视不够。
解决办法：一是提高部门负责人的科学管理意识，强化按制度管理理念；二是部门负责人要加强学习，善于总结管理经验，增强全面管理意识；三是要增强所订制度的有效性和可操作性，便于制度的贯彻执行；四是办公室做好与各部门的沟通，及时传达领导意见和要求。
3、第三个步骤：审阅修改
（1） 各部门将所订制度交主管领导审阅，并提出修改意见。
（2） 各部门根据意见修改完善，交主管领导签字确认。
存在问题：个别部门制度交领导后，未及时通知领导审阅，使文件长久搁置，无法执行。
解决办法：各部门对交领导审阅的制度，及时跟踪落实修改意见。
4、第四个步骤：批准执行
（1）各部门对主管领导确认过的制度，及时上交公司办公室，统一管理归档。
（2）办公室对各部门上交的制度，根据情况及时征求领导意见，属公司层面的重要制度，及时请经总经理签字下发文件；属部门内部制度的，由各部门根据主管领导意见执行。
四、任务4：督查落实
工作流程：
（1）根据每周例会上领导布置工作制做督查表并下发相关部门；
（2）每周五收集各部门工作完成情况表及部门周计划完成表；
（3）每月29日前，根据月初第一次会议上领导布置的本月工作及各项指标，实际督查各部门完成情况。由各职能部门及车间提供相关的生产、经营数据。汇总后交公司领导或在下月例会上通报评价结果。
五、任务5：其他阶段性活动材料的准备
工作流程：根据公司安排，按要求及时完成。