馬研部資料室管理規章制度

㈠ 企業資料室管理制度(管理圖紙)

圖紙管理制度

一、 圖紙保管制度
□ 目 的
第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企
業機密
的一部分。對圖紙進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護圖紙材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
第三，便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔
案材料
的前提和保證。
□ 圖紙保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對圖紙進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材
料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料
進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體
位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最後，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證圖紙完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的，既包括對圖紙材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀
等，也包括對圖紙保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤
等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
——突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後：
——對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。
——發現某些損害之後，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關於檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等
原因
引起的，轉遞的大致程序如下：
①取出應轉走的檔案；
②在檔案底賬上注銷；
③填寫《轉遞圖紙材料的通知單》；
④按發文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位
在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛保密制度。具體要求如下：
①對於較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將圖紙材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗，鎖門。
(5)統計制度。圖紙統計的內容主要有以下幾項：
①圖紙的數量。
②圖紙材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦圖紙工作人員情況。

二、圖紙利用制度
□ 目 的
第一，建立圖紙利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，
應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立圖紙利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按
照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
□ 圖紙利用的方式
圖紙的利用有多種方式：
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在圖紙庫房內或靠近庫房的地方，
以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便於查閱指導，便於監督，利於防止泄密和丟
失等。這是圖紙利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱圖紙；
公安、保衛部門因特殊需要必須借用圖紙等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時
催還。
(3)出具證明材料。這也是圖紙部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔
案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是圖紙材料的復製件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.圖紙利用的手續
在通過以上方式利用圖紙時，必須符合一定的手續。這是維護圖紙完整安全的
重要保證。
(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在
報告
中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責
人簽字；最後，由圖紙部門審核批准。圖紙部門對申請報告進行審核，若理由充分
，手續齊全，則給予批准。
(2)外藉手續。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。
再次，圖紙部門對其進行審核、批准。
然後，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，並由借檔人
員簽字。
最後，歸還時，及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由圖紙部門出具證明材料時
，需履行以下
手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章
；其次，人事
檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最後，證明材料由圖紙部
門有關領
導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。

㈡ 部門文件檔案管理制度

檔 案 管 理 制 度

一、 為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特製定本制度。
二、 歸檔范圍：公司的規劃、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 檔案管理員的職責：
1.貫徹執行黨和國家關於檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協作活動。
3.集中統一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業知識，不斷提
高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記；做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作；做好分類和綜合工作。
6. 保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、 檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經理核批。
2. 公司檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
五、檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批准後執行。
3. 凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷毀。
4. 經批准銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

㈢ 資料管理制度

轉載。供參考。公司檔案資料管理制度
一、 文書檔案歸檔制度

1. 各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

2. 各部門形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門內勤）收集、審定、整理、立卷。

3. 歸檔的文件材料應齊全、完整、准確可靠（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復）無缺頁、破損現象。

4. 下發文件不僅要在硬碟、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5. 凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6. 重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7. 機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、 專職檔案工作人員崗位責任制

1. 認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2. 負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合「規范」要求。

3. 負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4. 負責檔案庫房各項制度的落實。

5. 積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1. 各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3. 兼職檔案員應於次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4. 嚴格執行各項檔案管理制度。

5. 接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2. 各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2. 按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3. 檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4. 庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5. 檔案庫房內做到「八防」即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6. 庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電筒照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1. 檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批准並在指定時間內歸還檔案室。

3. 查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5. 對於違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定後果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理並追究其責任。

七、檔案借閱制度

1. 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

2. 凡借閱檔案，需經主管領導批准。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意後，方可辦理借閱手續，並在借閱期限內按時歸還。

3. 借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

4. 借閱人員未經領導批准，不得復印、抄寫檔案資料。

5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

6. 一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，並追究有關人員的責任。

八、 其他
解釋權歸公司行政人事部。

㈣ 急求工程項目資料室管理制度

一、資料室要確定專人負責防火防盜工作，並將責任人員名單張貼在資料室入口處。未經責任人許可，其它人員不得進入。

二、資料室內嚴禁生明火，嚴禁吸煙。

三、有關人員要定期檢查和維護電器及照明線路，定期檢查電源開關和電源插座插頭。

四、資料室內要配齊各類消防設施，定期檢查並及時更換。資料室工作人員要熟知消防設施擺放位置和使用方法。

五、工作人員離開資料室時，要鎖好門窗，切斷室內一切電源。

六、室內資料要統一編碼並擺放整齊，室內通風流暢並留足安全通道。

七、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。

八、資料室安全管理規定需張貼在資料室內牆。

以上是方面

一、資料室保管的各類文件、資料，應積極主動開展利用工作，為本公司的各項工作服務。

二、凡本公司的職工因工作需要查閱文件、資料時，必須經資料室管理員同意，尤其是涉及到秘密以上等級文件的查閱，需辦完登記手續方可查閱。

三、資料室保管的文件、資料一般不外借，若遇特殊情況需外借時，應經辦公室領導批准辦理登記手續方可借出，時間不得超過兩周。若需再用須辦理續藉手續，歸還時必須核對無誤。

四、外單位查閱檔案應持單位介紹信，說明查閱的目的、要求和范圍。經本機關分管領導批准後，辦理登記手續，方可提供查閱，若需要復印、復制和曬圖，按有關規定收費。

五、借閱或查閱檔案者必須愛護檔案材料，嚴禁塗改、拆散、撕毀、折疊、勾劃、抽取，閱完及時歸還，若發現造成檔案、文件損失或丟失，要追究其責任。

六、借閱者在調離本機關工作時，需將借閱的檔案、材料交回資料室後，方可辦理調離手續。

七、凡資料室的報紙、雜志原則上只能在資料室閱覽，未辦理借閱手續之前，不得帶出資料室。

八、資料室負責人應熱愛本職工作，刻苦鑽研業務，認真負責地管理好本機關的全部檔案、文件資料，做好各種門類和載體檔案的收集、整理、保管、鑒定和統計工作，不斷提高檔案、資料的科學管理水平和檔案、資料的利用率。

你自己，看下吧，我也不太清楚你那裡到底是怎麼樣。就替你找了兩個。