規章制度是錄用條件嗎

1. 如何規避企業規章制度存在的法律風險

一、關於招聘廣告的撰寫
廣告中招聘條件的明確是最關鍵的問題。在試用期內，用人單位享有一項權利：如果發現勞動者不符合錄用條件，可以隨時解除勞動合同。但這項權利的行使是有條件的，即勞動者不符合錄用條件。具體到不符合哪一條錄用條件，舉證責任在於用人單位。而最有力的證據就是招聘廣告。所以在招聘廣告中，用人單位一定要明確自己的招聘條件，注意將此廣告存檔備查，並保留刊登的原件。


二、關於用人單位規章制度的撰寫
第一，規章制度的有效性。
《最高人民法院關於審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》（2001）第19條規定：用人單位根據《勞動法》第4條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，並已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。此規定實際上確定了規章制度有效性的三個一般標准，即經過民主程序、合法、公示，三個條件缺一就會出現規章制度無效的後果。
第二，
規章制度的實用性。
以一種經常出現的情況為例。一名勞動者連續曠工15天，用人單位除名的必備要件之一就是「連續曠工時間超過15天，或者1年以內累計曠工時間超過30天」。用人單位有義務證明這個事實的存在，這時用人單位會拿出考勤記錄。這份考勤記錄就會成為案件的一個焦點，有可能會存在以下幾個問題。
1.考勤制度不符合合法、公示、走過民主程序三個要件，除名就會被撤銷；
2.考勤制度所依託的工作時間安排不合法，考勤也就沒有意義了；
3.考勤制度所確定的考勤范圍不包括本案的被除名者，而且用人單位是有義務來證明被除名者是被包括在裡面的；
4.考勤制度沒有真正實行。如果用人單位所制定的考勤制度經不住以上推敲的話，敗訴的風險是很大的。
所以，用人單位規章制度在很大程度上會成為用人單位約束勞動者的游戲規則，如果只有原則性的條文，是很難起到作用的。
第三，注意制定一些強行性的規章制度。
對於相關法律法規明確要求用人單位在規章制度中包括的內容，都有可能成為用人單位舉證責任的一部分。尤其需注意，這類規定往往針對比較重要也容易起糾紛的制度，並增加一些額外條件，這些條件與前文最高人民法院所規定的三個條件合並在一起，都會成為衡量規章制度是否有效的條件。
第四，
規章制度不要規定本應在合同中規定的事項。
規章制度是用人單位單方面制定的，雖然有很多程序上的限制，但用人單位仍然享有比較大的自主權。所以在衡量規章制度是否合法有效時，法院往往會綜合考慮用人單位用人自主權與保障勞動者權利的平衡點：凡是應當由雙方協商確定的事項，如果沒有經過協商，而由用人單位單方面在規章制度中進行規定時，一般情況下，都不會作為審理案件的依據。

2. 單獨制定公司規章制度給員工合規嗎

企業內部規章制度是依法治企的重要依據，如何讓企業規章制度做到合法、合理、合規？本文從規章制度主體、內容、勞動管理制度應關注的9個要點，以及規章制度合法性審查等方面進行了總結，值得企業法務學習參考。

制定規章制度的主體是指：

用人單位行政系統中處於最高層次，對單位的各個組成部分和全體職工有權實行全面和統一管理的行政機構，並以其代表用人單位制定並以用人單位的名義頒布實施。

制定規章制度的主體主要包括：

具有承擔民事責任的法人單位，包括集團公司及其子公司。不能獨立承擔民事責任的非法人單位，受集團公司及其子公司的授權管理人、財、物，可以在授權范圍內制定規章制度。

而集團公司、子公司和分公司的管理部門及其它機構、組織、非行政單位等均無權制定和發布規章制度。如，集團公司、子公司和分公司所屬的人力資源部（處、科）擬定、發布薪酬管理辦法，由於部門不承擔民事責任，不是法人組織，主體不合格，所制定的薪酬管理辦法無效。主體合格是規章制度的第一要素，前提條件，如果主體資格不合格，導致所制定的規章制度無效，會導致法律風險。

勞動規章制度內容廣泛，政策性強，直接涉及員工的切身利益。勞動規章制度的內容包括：勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律、勞動定額等八個方面。相對而言，規章制度的重點應放在勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動紀律等方面。

1、招錄入職制度

招錄入職是企業員工管理的第一道關口，招錄入職的風險點在於三點：

1、防止招錄廣告出現就業歧視，目前司法實踐中已經出現因就業歧視員工索賠的案件，因此需要單位制定招錄廣告時細加斟酌，防止出現年齡、身份、性別、地域、學歷等就業歧視；

2、把好入職體檢關，企業可以在招錄中註明員工必須提交正規醫院出具的體檢報告，並將體檢報告作為錄取條件之一，防止因員工身體羸弱產生後續糾紛；

3、明確錄用條件。錄用條件是單位試用期解除員工的重要依據，如錄用條件不明則單位不能行使錄取解除權，因此必須通過錄用條件確認書或者錄用條款等方式明確錄用條件。

2、勞動合同管理制度

勞動合同管理制度是企業規章制度中一項重點，勞動合同管理立足於勞動合同訂立、變更、解除、終止、勞動合同監控五個方面。勞動合同管理最主要就是規范化，目前圍繞勞動合同存在的爭議包括雙倍工資、無固定期限勞動合同、違法變更、不當解除和違法終止，因此企業一方面要注意勞動合同管理的合法合規性，另一方面要做好勞動合同的日常監測工作，將勞動合同管理中出現的風險及時發現、及時處理，避免矛盾的長期累積，造成對企業不利的後果。

3、薪酬制度

薪酬制度的制定要注意薪酬的構成和薪酬的激勵性兩個要件，薪酬的構成可以採用"三結合"的模式，短期薪酬與長期薪酬的結合、固定薪酬與浮動薪酬的結合、法定薪酬與約定薪酬的結合，一方面節省企業薪酬開支，另一方面採用薪酬激勵員工工作；薪酬的激勵性，要做好薪酬的市場調查和薪酬層次分配，市場調查立足於制定有行業、區域競爭力的薪酬數額，吸攬優秀人才；薪酬層次分配，著力於建立薪酬的內部競爭體系，激勵員工上進心，保持企業發展活力。

4、崗位制度

當前的崗位制度中，調崗是一大難題。企業可以採用崗位合同和競聘上崗相結合的制度實現合法的崗位調動。具體操作方法是將勞動合同期限分割為若干個崗位合同期限，崗位合同期滿，實行競聘上崗制度，如不能競聘上的，則重新調換崗位，重新訂立崗位合同。採用此種方式單位可以將崗位變更轉換為崗位合同的履行，避免了崗位變動的協商一致風險。

但需要主要這種體制實行有一個前提，即績效考核的明確和公開性，不論是崗位合同還是競聘上崗其所依據的都是職工績效考核的結果，因此企業實行浮動崗位制度的前提是必須建立明確、透明的績效考核制度。

5、病假管理制度

病假管理制度是針對患病員工所設定的特殊制度，實務管理中病假員工的管理存在虛假病假、小病大治、泡病假的現象，制定病假管理制度可以從三個方面考慮：

一是制定嚴格的病假申請程序，並納入單位規章制度。病假申請實行審批制度，按照病假長度設置不同審批許可權。未履行病假申請程序的，視為曠工；

二是採用銷假審查制度，患病員工銷假應當向單位提交相關醫療票據、診斷證明、病歷等材料留備審查。對虛假病假的認定可以採用復檢或電話回訪方式。復檢可以要求患病員工治癒後到單位指定醫院復查，驗證是否存在虛假病假；也可以要求員工提供診治醫生電話，通過電話回訪調查，防止員工弄虛作假。

三是將虛假病假視為嚴重違反規章制度予以解除，增加員工泡病假的成本。

6、考勤制度

考勤直接關系員工上下班時間、加班、位工資發放、員工管理等諸多內容，但目前考勤制度中存在幾個誤區：

1.各類考勤方式共存，未能明確以何種標准確定工作時間。當前考勤方式多樣，包括電子考勤、門禁卡、指紋機、考勤單不一而足，對此應當明確以那種方式作為工作時間的計算標准，如以門禁記錄作為統計工作時間的依據，規定門禁間隔時間為工作時間，則可以明示工作時間的計算方式，大大減少因工作時間不明引發的糾紛；

2.休息時間規定不明。有些單位規定每天工作,8小時，但並未規定中間有1小時休息時間。如此員工可能以為存在1小時加班時間或者因為休息時間內發生事故而追究用人單位工傷責任。實踐中此類案件時有發生，這就需要我們在考勤制度中明確休息時間，最常見的是將工作時間規定為8:00-13:00，中間休息1小時，下午14:00-17:00；

3.考勤記錄缺乏簽名確認。現在用人單位中普遍流行電子考勤、無紙化考勤，對此類考勤制度，筆者建議應當首先在規章制度或者勞動合同中予以明示，並規定以電子考勤或者其他考勤方式作為工作時間記錄的依據，同時從控制風險角度，還需要將電子考勤記錄定期交由員工簽字，確保考勤記錄真實、合法、有效。

7、休假制度

按照法定的休假類型，一般用人單位設計的休假包括產假、病假、事假、年休假、探親假、婚喪假，這些假期法律對其均有明確的規定，但並未規定休假程序，用人單位可以通過休假制度對休假員工予以約束。如規定事假的審批流程和事由說明，並規定事假無工資，防止員工無節制請假；二要完善銷假審查制度，對員工請假類型、請假時間、請假材料在銷假時予以匯總，並建立審查機制，防止員工虛假休假。如產假提供醫院相關證明、探親假提供路程車票、事假說明請假事由。

同時需要注意對休假員工實行崗位填補和臨時負責人制度，員工休假導致一定時間期崗位空缺，對此可以考慮短期性用工，如招聘勞務派遣工、非全日制用工，也可以採用臨時負責人制度，管理崗位設立正副職，正職休假，副職負責的方式緩解崗位空缺，保障公司正常運轉。

8、員工懲處制度

員工懲處是用人單位規章制度的重點，員工懲處制度的設計要注意三點：

一是過錯累計制度，可以建立警告、記過、記大過、解除等階梯式的懲處方式，三次警告相當於一次記過，三次記過相當於一次記大過，三次記大過視為嚴重違反規章制度予以解除。如此既能保障員工工作條件的寬松，不會苛責員工，又能保障懲處制度的運作，真正起到震懾員工的作用；

二要預先規定員工損失賠償計算方式。對員工因個人原因造成公司損失的，法律規定不明確，用人單位可以在規章制度中規定哪些情況下員工造成的損失需要承擔賠償責任，並規定損失賠償的計算方式。如物流企業，可以規定員工因故意造成運輸車輛損毀的賠償責任，並規定以交警部門確定的責任范圍承擔損失賠償責任；

三要明確員工懲處的執行部門和幫助人，一般來說員工懲處是由人力資源部門或者行政管理部分負責，但這些部門可能並未員工的直接管理者，對員工實行懲處可能導致員工的抵觸，因此建議用人單位建立懲處幫助人制度，由員工的直接上級或者所在部門負責人和人力資源部一起負責員工懲處的實施，化解員工懲處的抵制情緒。

9、離職制度

當前企業的離職制度過多羅列法律條款，將勞動合同法中關於離職的規定羅列作為企業處理員工離職的依據，這種操作方式有失柔性，筆者建議設立柔性離職操作模式：

1.建立離職談話制度，針對離職員工由部門主管或者HR進行離職談話，了解員工離職的心態和原因，多通過調解的方式化解員工矛盾。同時注意收集離職員工對企業的意見，針對共性意見改善企業管理方式；

2.建立離職員工信息登記制度。奉行"好馬也吃回頭草"的理念，將離職員工看做企業的資源，定期對離職員工進行回訪，了解離職員工的狀態，認識到離職員工對企業熟悉、工作熟悉的特點，把握好離職員工這一特殊的人力資源；

3.設立離職員工幫助制度，對離職員工的幫助包括提供再就業信息、辦理社保檔案轉移等，通過幫助制度一方面可以緩和員工的沖突心理，便於協商解決雙方糾紛；另一方面也可以建立離職員工對企業的感情，方便員工後期的回歸和商業合作。

公司制度的法務審查亦是公司法律風險防範的重要內容。法務人員所審查的公司制度包括相關部門已經完成起草需要在審查後交付發布的制度，也包括正在實踐中適用的公司制度。法務人員在公司制度審查方面主要包括以下三個方面的工作：合法性審查、可操作性審查和文案性審查。

一、如何對公司制度進行合法性審查

通常認為，對公司制度的合法性審查主要指的是審查公司制度條款中是否存在違反法律、明確規定的內容。如果存在上述情形，則法務人員應當建議制度起草部門修改或刪除。實際上這就是制度合法性審查的一個方面，總體而言，對公司制度的合法性審查包括：實體審查與程序審查兩個方面。具體操作方法如下：

（一）對公司制度文本實體審查

法務人員對制度文本的實體審查包括：合法性審查、法律風險審查及職權范圍審查。合法性審查指的是公司管理制度文本中是否存在違反法律強制性規定的情況。此方面的操作主要依賴於法務人員對相關法律知識的掌握程度及法律檢索能力。此處不再贅述。本節重點講述一下法律風險審查及職權范圍審查。

制度內容所涉及的法律風險主要指的是因制度內容設計不合理可能導致的公司內控風險。法務人員在此方面審查主要從制度所體現的工作流程及部門職責范圍中尋找風險問題。例如有的公司營銷部門同時也是公司合同印章的管理部門。此種情況容易出現營銷部門與客戶串通損害公司利益或其他印章使用中的法律風險。

基於上述原因，法務人員在制度審查工作中應當堅持：

1、職責劃分不違反章程規定；

2、制度適用范圍明確；

3、各流程節點責任人明確；

4、各流程的部門審查許可權明確；

5、流程具有可追溯性；

6、是否存在可被監督的程序；

7、監督部門不從事被監督的業務。

（二）對公司文本的程序審查

公司制度文件中經常存在這樣的表述：「本制度自發布之日起生效」。此種表述看似合理，其實並非所有的制度文件一旦發布便具有法律效力。

勞動合同法第四條第二款規定：「用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。」該條第四款還規定：「用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。」

此外，根據公司法第四十六條及第四十九條的規定，擬訂公司的基本管理制度屬於公司總經理的職權，制定公司的基本管理制度屬於董事會的職權。當然實際操作中系由總經理安排相關部門完成制度起草並由總經理審批確認。不僅如此，此種情況下，該基本管理制度還應當由總經理報經董事會審議通過。此類基本管理制度的范圍，法律雖然沒有明確規定，但公司章程中有可能涉及此方面的內容。因此審核人應當回顧公司章程是否存在相關規定。

對於不涉及上述內容的公司制度，即便經歷了上述程序，公司仍然需要向工作人員告知其制度內容。且該告知程序應當留存相關證據。否則，在發生制度違規情況後，當事人主張並不知悉相關制度內容，公司將在追責程序中異常被動。

二、如何對制度文件進行可操作性審查

公司的管理制度應當與公司的整體管理水平相適應。而一個公司的整體管理水平取決於公司運營成本、資產、信息、人才等各方面的掌握情況及管理能力。

不少人認為法務人員應當只負責對制度文本的審查，制度的可操作性不屬於法務人員的審查范圍（法務部門自己出台的制度文件除外）。此觀點過於強調了法務崗位的法律屬性，而忽略了其公司管理人員的屬性。法務崗位不僅是一個提供法律咨詢服務的崗位，其同時還是一個管理崗位。在法務業務中如果只重視法律領域的一畝三分地，會導致法務人員的法律知識與公司實體發生油水分離。法務崗位的復合性一旦不符存在，對於很多公司而言，其反而不如外聘律師顧問更能降低自己的人工成本。從法務崗位地位的提升角度而言，越懂管理，越能讓法務人找到法務能力發揮的更多價值點。

對制度可操作審查的關鍵不是從制度文本中找尋制度難以操作的漏洞，而是需要法務人員直接與制度所涉及的業務部門進行溝通。溝通時，法務人員要首先弄清現實操作中的真實業務流程的運行情況。如果法務人員所審核的制度文本為尚未發布的制度，則需要溝通如果按照制度文本的規定運行會遇到哪些影響流程的情況，有何修改建議。如果法務人員所審核的制度文本屬於已經發布的有效制度，則需要對比制度文本的規定與制度運行之間的差異，並徵求修正意見。

這里需要特別提示的，在從事該項溝通工作中，法務人員應當向制度所涉及的部門抽樣出制度所涉及的業務實際運行中形成的相關文件的復印件。獲得該文件的復印件後，法務人員應當結合溝通意見審查部門溝通意見的真實性、完整性，同時找出流程運作中的相關問題。

三、如何對制度文件進行文案審查

制度文件的文案審查主要指的是在確認制度基本內容不變的情況下，由法務人員對制度文本結構完整及合理性、文本表述的規范性、措辭的嚴謹性等方面進行審查。

法務人員實施文案審查時，應充分發揮法律人的邏輯性與嚴謹性，對制度文本中存在的各類瑕疵點給出適當意見或建議。要系統做好此方面的工作，筆者建議法務部門與公司相應高層溝通，出台一部關於制度起草及審核方面的管理制度。此制度相當於公司內部的立法法，具有指導和規范公司相關部門制度起草行為的作用。法務人員在制度文案審查工作中也可以借鑒法律、法規在章節條款方面的規范設計對制度文本進行規范性審查。