健全檔案規章制度

『壹』 公司員工規章制度，規模小些，但制度要健全。

前兩天有個朋友回答我的，我直接貼過來給你，呵呵
(一)總則：
1．為加強公司的財務工作和經營管理以及提高經濟效益，特製定本規定。
2．公司財務部門的職能是：
1〉認真貫徹執行國家有關的財務管理制度，遵守《會計法》、《公司法》及集團公司章程；
2〉建立健全財務管理的各種財務管理制度，編制財務計劃，加強經營核算管理，反映、分析財務計劃的執行情況，檢查監督財務紀律；
3〉積極為經營管理服務，促進公司取得較好的經濟效益；
4〉編制信貸計劃，積極籌措資金；加強應收款管理，搞好資金回籠；厲行節約，合理使用資金；
5〉合理分配公司收入，及時完成需要上繳的稅收及管理費用；
6〉及時報送各種報表，主動配合財政、稅務、銀行等有關部門了解、檢查財務工作；
7〉辦理公司交給的其他工作。
3．公司財務部由經理兼總會計師，下設主管會計、會計、出納、記帳員。

(二)崗位職責制度：
1．財務經理兼總會計師負責公司的下列工作：
1〉編制和執行預算、財務收支計劃、信貸計劃；擬定資金籌措和使用方案，開辟財源，有效的使用資金；
2〉進行成本費用預測、計劃、控制、核算、分析和考核，督促本公司有關部門降低消費、節約開支、提高經濟效益；
3〉建立健全經濟核算制度，利用財務會計資料進行經濟活動分析；定期檢查分析公司財務收支、成本和利潤的執行情況，挖掘增收節支潛力，考核資金使用效果，及時向總經理提出合理化建議，當好參謀助手；
4〉審核公司原始憑證的真實性、合法性、合理性、規范公司的經濟行為；
5〉完成總經理交辦的其他工作。

2．主管會計的工作職責：
1〉編制和報送各種報表；
2〉辦理信貸手續；
3〉辦理工商、稅務、信貸的年檢工作；
4〉負責往來帳款的核對，及時收取應收帳款；
5〉負責公司的發票管理工作和檔案保管工作；
6〉當好財務部經理的助手，完成財務經理交辦的其他工作。

3．財務處出納的工作職責：
1〉認真執行現金管理制度；
2〉嚴格執行庫存現金限額，超過部分必須及時送存銀行，不得坐支現金，不得白條抵庫；
3〉嚴格審核收支憑證，加強支票管理，嚴格支票使用手續；
4〉積極配合銀行做好對帳、報帳工作，及時編制銀行余額調節表；
5〉配合會計做好各種帳務處理；
6〉完成總經理交辦的其他工作。

4．財務處記帳員的工作職責：
1〉認真審核記帳憑證的科目運用是否恰當；
2〉審核所附原始憑證的准確性，是否符合有關規定，是否有不合法、不合理的收支憑證，發現問題及時向財務經理匯報處理；
3〉及時完成帳簿的登記工作；
4〉列印、裝訂憑證和帳簿，完成會計資料的歸檔工作；
5〉負責有關帳務的查詢工作；
6〉完成財務經理交辦的其他事務。

(三)財務管理制度：
1．事業部（分公司）承攬工程必須經公司承攬，一切收入款項必須撥入公司帳戶，經總經理批准按公司統一規定分包給事業部（公司）。分公司實行獨立核算，自負盈虧，稅金由公司代扣。
2．各項目負責人在任職期間，應實行抵押或協議的方式對項目部的經濟活動負責，抵押物及協議由公司根據具體情況制定，以個人不動產抵押的必須經有關部門登記、公證。
3．公司實行合並報表及年度審計，每月27日是公司的結帳日期，一年一度的審計工作由公司統一安排。
財務人員辦理會計事項必須填制或取得原始憑證，並根據審核的原始憑證編制記帳憑證，會計、出納、記帳員都必須在記帳憑證上簽字，所購材料物資必須經保管員辦理出入庫手續。
4．財務人員應對本公司實行會計監督，對不真實、不合法的原始憑證不予受理；對不準確、不完整的原始憑證予以退回，要求更正、補充。
5．財務人員應會同有關人員定期進行財務清查，保證帳簿記錄與實物、款項相符。發現問題應及時寫出書面報告，並請求查明，做出處理。
6．財務人員調動工作或離職，必須與接管人員辦理交接手續，並有專人監交。
7．公司必須按會計制度和稅法規定提取福利費、教育經費、折舊等，發生的醫葯費、贊助費、罰款等按規定列支，不得列支成本，超支的招待費由本單位自有資金列支。
8．公司的工資、獎金按不超過產值25％的工資含量(在稅務政策不變的前提下)列支成本，超出部分按稅法規定繳納所得稅。
9．未經公司同意不得濫發獎金，對發放的工資、獎金按稅務規定應繳納個人所得稅的，由本公司代扣，個人負擔。
10．各部室（事業部、分公司）不得私自設立帳戶，不得坐支任何收入款項，不得簽發空頭支票。
11．公司根據利潤總額，先彌補前年度虧損，再按規定計提企業所得稅，按公司章程規定提取盈餘公積金、公益金後，再進行分配，其分配方案由各公司總經理進行擬定，報公司總裁審議決定。
12．公司對各分公司、事業部的閑置資金，在不影響分公司使用的前提下進行調配，需長期使用時，經公司經理同意，辦理借款手續，實行有償使用，使用單位按同期銀行貸款利率計算並支付利息。

(四)支票、匯票、發票管理制度：
1．公司支票由出納員保管，支票使用時必須有「支票領用單」，經主要負責人簽字，然後按批准金額封頭，填寫日期、用途、登記號碼，領用人在支票領用簿上簽字備查。
2．支票使用後憑支票存根，原始憑證由經手人簽字、會計核對(購置物品由保管員簽字)、負責人審批，填寫金額要無誤，完成後交出納人員。原領用人在「支票領用單」及登記簿上注銷。
3．支票使用後未交回存根，財務人員月底清帳時憑「支票領用單」轉應收款，發工資時從工資中扣還，當月工資扣還不足，逐月延扣，直至領用人完成報帳手續。

(五)現金管理制度：
l．現金使用范圍：
1〉職工工資、津貼、獎金；
2〉個人勞務報酬；
3〉差旅費； ，
4〉職工生活費；
5〉1000元以下的零星開支。

2．支付1000元以上款項，應以支票或匯票支付，確需用現金支付的，應經負責人批准、主管會計審核後支付現金。
3．公司業務人員需支用現金時，必須填制「現金使用審批單」由總經理審批、財務經理簽字後支取；使用後由經手人簽字，總經理核批，財務經理審查後入帳。
4．各項目提取現金時，必須由項目負責人填制憑證並簽字後，由分公司（事業部）出納到財務部辦理取款手續。
5．一切開支的單據，必須在三日內到財務部辦理結算，否則一律不給予報銷。特殊單據的費用超過三百元，須經當事人兩人證明方可報銷。
6出納員應當建立健全現金帳目，逐筆記載現金收付。帳目應當日清月結，每日清點，帳款相符。

（六)會計檔案管理制度：
1．凡是公司的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其它有保存價值的資料，均應歸檔。當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，暫由公司財務部保管一年，期滿後，由財務部編制移交清冊，移交公司檔案室統一保管。
2．財務部和檔案室的財務檔案不得攜帶外出，如有特殊需要，經財務負責人批准，可以提供查閱或者復印，並辦理登記手續。查閱或者復印財務檔案的人員不得在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。未經批准不得私自翻閱。

(七)福利報銷制度：
1．享受探親條件的職工(職工與配偶能夠在公休日團聚的除外)探望配偶的每年給假一次，假期為30天；探望外地父母的未婚職工每年給假一次，假期為10天，已婚職工每四年(自結婚之日起)給假一次，假期為20天(以上探親假是在家住的天數加路程的天數)。
2．職工結婚假期為2周，職工直系親屬喪亡給假3天，職工產假為90天。
3．職工在享受以上假期前必須提前辦理手續，經部門負責人同意，報公
司公司經理審批後方可休假，並辦理好工作移交手續。
4．職工探親休假期滿，必須按時回公司上班，超期時間按曠工處理。
5．職工探親休假期間的工資按基本工資發放，探親職工報銷往返車票(硬席)，探親期間的其它費用自理。

(八)處罰制度：
1．出現下列情況之一者，對財務人員予以警告並處本人工資3倍以下罰款：
1〉超出規定范圍、限額使用現金或超出核定庫存現金金額留存現金；
2〉用不符合財務會計制度規定的憑證頂替銀行存款或庫存現金；
3〉未經批准，擅自挪用或借用他人資金或支付款項；
4〉利用帳戶替他人或其他單位套取現金；
5〉未經批准或未按批準的坐支范圍和限額坐支現金；
6〉保留帳外款項或將公司款項以財務人員個人儲蓄方式存入銀行；
7〉違反本規定條款認定應予處罰的。
2．出現下列情況之一者，對財務人員應予解聘：
1〉違反財務制度，造成財務工作嚴重混亂；
2〉拒絕提供或提供虛假的會計憑證、帳表、文件資料；
3〉偽造、變造、毀滅、隱匿會計憑證、會計帳簿；
4〉利用職務之便非法佔有或虛報冒領騙取公司財物；
5〉弄虛作假、營私舞弊，非法謀私，泄露秘密及貪污挪用公司款項；
6〉在工作范圍內發生嚴重失誤或者由於玩忽職守致使公司利益遭受損失；
7〉有其它瀆職行為和嚴重錯誤，應當予以辭退的。
3．為維護公司整體形象，各部室負責人及經辦人違反規定，除由有關部門根據有關規定進行處罰外，由公司對財務室負責人及經辦人給予罰款：
1〉財務室、分公司不按規定收取款項，私立帳戶擅自支取收入款項坐支使用，按情節輕重每出現一次給予負責人及經辦人5000元以上罰款；
2〉各部室、分公司不按規定使用資金，開出空頭支票，除由銀行等有關部門處罰外，由公司對負責人及經辦人處以每次1000元以上罰款；
3〉財務室、分公司領用支票不按規定注銷登記，每出現一次對負責人及經辦人給予500元以上罰款；
4〉財務室、分公司不按規定使用、保管發票；丟失、借用或拆頁，除由稅務部門按《發票管理規定》處罰外，對負責人及經辦人處每次5000元罰款；
5〉財務室、分公司不按規定及時報表，對當事人處每次500元罰款；
6〉財務室、分公司不按規定分配資金，濫發獎金和紅利，按所發金額的50％給予罰款；
7〉財務室、分公司負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責，財務室、分公司負責人授意、指使、強令會計機構、會計人員及其他人員偽造、變造會計憑證、會計帳簿，編制虛假財務會計報告或者隱匿、故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計帳簿、財務會計報告，除按《會計法》規定承擔法律責任外，由公司對其處以5000元以上罰款；
8〉其它違反規定應予處罰的由公司根據情節給予處罰。

十、行政辦公室管理

辦公室工作是公司的窗口，是關繫到公司整個工作上請下達的重要環節，為了使辦公室的工作真正達到服務、協調、高效的目的，更好地發揮好辦公室工作的職能，特製定本工作管理制度。

(一)請示報告制度：
1．向總經理報告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情況，同時請示及時處理的意見。
2．及時報告上級的文件、電話通知和交辦的急事，並根據領導的批示意見，及時有效地處理好這些工作。
3．對突發的緊急事件，立即請示報告，並根據領導批示意見立即辦妥，事後匯報辦理情況。
4．對有爭議的工作和事情而決定不下，應請示報告，在取得領導明確批示意見後，即開展工作。

(二)文件的起草、校對、審批、傳閱制度：
1．公司的重要文件由秘書起草，編好文件編號、標明擬發單位(人)、印製份數，呈報總經理審批後，交付列印，並在校對無誤後，交由檔案員上報下發，同時做好登記。
2．各部門起草的文件，經由秘書審閱，呈報主管領導或總經理審批後，交付列印，由檔案員上報下發，同時做好登記。
3．上級來文，由秘書進行登記，並填好文件傳閱審批單，呈報總經理閱批。同時根據總經理批示的意見進行傳閱、督辦、並做好文件的回收、轉存。

(三)印信管理制度：
1．印信的種類：公司印章、部門章、總經理名章、總裁名章。
2．印信的使用規定：對公司經營權有重大關連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務、金融等機構以公司名義的行文，蓋公司印章。如需要，還應加蓋總經理名章或總裁名章；各部門於經辦業務的權責范圍內及對於公民營事業、民間機構、個人的行文以及收發文件時加蓋部門章。
3．印信蓋用：文件需用印，經核准後連同經審核的文件稿等交監印人用印。
4．各種印信由監印人負責保管，印章因公外出使用，做好登記備案，如有遺失或誤用，由監印人全權負責。
5．監印人對未經核準的文件等，不得擅自用印。
6．印信遺失時除立即向上級報備外，並應依法公告作廢。
7．禁止攜帶有印鑒的空白信件。
8．開啟和報廢印鑒，均須按有關規定正式行文，由辦公室統一承辦。

(四)保密制度：
1．為保守公司秘密，維護公司權益，特製定本制度。
2．公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定在一定時間內只限一定的人員知悉的事項。
3．公司附屬機構及職員都有保守公司秘密的義務。
4．公司保密工作實行既確保秘密又便利工作的方針。
5．公司秘密包括的事項：
1〉公司重大決策中的秘密事項；
2〉公司尚未討諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策；
3〉公司內部掌握的合同、協議、意向書及可行性報告、主要會議紀錄；
4〉公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表；
5〉公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息；
6〉公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入資料；
7〉經公司確定應當保密的其他事項。
6．保密措施：
1〉屬於公司秘密的文件、資料和其他物品的製作、收發傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由公司檔案員負責執行；
2〉非經總經理批准，不得復制和摘抄；
3〉在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的應經總經理批准；
4〉不準在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準在公共場所談論公司秘密；不準通過其它方式傳遞公司秘密。
7．責任與處罰：
出現下列情況之一者，給予警告，並扣發工資30元以上500元以下：
1〉泄露公司秘密，尚未造成嚴重後果或經濟損失的；
2〉違反本制度第6條規定的秘密內容的；
3〉已泄露公司秘密但採取補救措施的；
出現下列情況之一者，予以辭退並酌情賠償經濟損失：
1〉故意或過失泄露秘密，造成嚴重，後果或重大經濟損失；
2〉為他人竅取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；
3〉利用職權強制他人違反保密規定的。

(五)會議管理制度：
1．開會准備：
1〉擬定會議內容、目的、歸納會議事項與要點；
2〉決定會議的方式，如出席人員、會場、時間等；
3〉會場准備。如會議橫幅、擴音設備、桌椅等。
2．主持會議須知。
3．參加會議人員需知。
4．列席參加公司的例會或行政領導辦公會時應做好會議的記錄，需形成會議紀要的做好有關覆行手續。

(六)考勤及請消假制度：
1．公司機關人員應自覺遵守組織紀律，嚴格上下班打卡制度。如遇特殊情況未能按時打卡，應在次日由部門負責人出具證明並簽字，再由辦公室簽字後方予補勤。否則視同遲到或早退處理。
2．公司機關人員有事請假，需寫出請假條，經批准後方可休假。否則視同曠工處理。請假在半天之內，經部門負責人簽批；一天之內經分管經理批准；一天以上需經總經理批准。並在休假後及時向簽批領導消假。
3．考勤管理規定
第一條 為加強公司職員考勤管理，特製定本規定。
第二條 本規定適用於公司全體職員。
第三條 職員正常工作時間為上午8時30分至11時，下午1時30分至5時，每周六下午不上班，因季節變化需調整工作時間時由辦公室另行通知。
第四條 公司職員一律實行上下班打卡登記制度。
第五條 所有職員上下班均需親自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，違犯此條規定者，代理人和被代理人均給予記過一次的處分。
第六條 公司每天安排人員監督員工上下班打卡，並負責將員工出勤情況報告值班領導，由值班領導報至人力資源部，人力資源部據此核發全勤獎金及填報員工考核表。
第七條 所有人員須先到公司打卡報到後，方能外出辦理各項業務。特殊情況需經主管領導簽卡批准，不辦理批准手續者，按遲到或曠工處理。
第八條 上班時間開始後5分鍾至30分鍾內到班者，按遲到論處，超過30分鍾以上者，按曠工半日論處。提前30分鍾以內下班者按早退論處，超過30分鍾者按曠工半天論處。
第九條 員工外出辦理業務前須向本部門負責人(或其授權人)申明外出原因及返回公司時間，否則按外出辦私事處理。
第十條 上班時間外出辦私事者，一經發現，即扣除當月全勤獎，並給予警告一次的處分。
第十一條 員工一個月內遲到、早退累計達三次者扣發全勤獎50%，達五次者扣發100%全勤獎，並給予一次警告處分。
第十二條 員工無故曠工半日者，扣發當月全勤獎，並給予一次警告處分，每月累計三天曠工者，扣除當月工資，並給予記過一次處分，無故曠工達一個星期以上者，給予除名處理。
第十三條 職工因公出差，須事先填寫出差登記表，副經理以下人員由部門經理批准；各部門經理出差由主管領導批准；高層管理人員出差須報經總裁批准；工作緊急無法請假時，須在總經理辦公室備案，到達出差地後應及時與公司取得聯系。出差人員應於出差前先辦理出差登記手續並交至人力資源部備案。凡過期或未填寫出差登記表者不再補發全勤獎，不予報銷出差費用，特殊情況須報總經理審批。
第十四條 當月全勤者，獲得全勤獎金XX元。

(七)接待管理制度：
1．做好來賓的接待工作，應做到文明、禮貌、熱情並向接待領導做好引見工作。
2．公司招待就餐原則上在酒店。到酒店就餐，必須到辦公室開派餐單方可。如遇特殊情況需外出就餐，必須經總經理批准後方可，並於次日向總經理報帳簽字。
3．辦公室每月匯總酒店的就餐明細，報總經理審閱，嚴格控制好招待費的開支。

(八)通訊費用管理制度：
公司通訊費用每月由辦公室負責到電信局對帳結算。爾後報總經理審閱簽字後方可報銷。
總經理的手機費用按實報銷。中層以上幹部的手機費用按每月300元包干使用，節支歸公司所有，超支部分按每季度的考核從本人的工資中抵扣。

(九)打字復印及印刷品的管理制度：
1．公司各部門的微機、復印機的日常耗材由各部門各辦公室提供使用明細，經辦公室報總經理審批後統一購買發放，發放時由領用人簽字。辦公室微機管理員建立每台機器耗材的使用數量及價值回收台帳，並必須做到帳物相符。
2．公司各部門使用的印刷品、部門負責人提報規格明細和數量，經辦公室報總經理審批後統一印刷，均由檔案室進行登記入帳，並負責管理發放，屬公司的列管理費，屬下屬單位的列施工費用。檔案室對印刷品的管理必須做到帳物相符。

(十)辦公用品的購置與發放管理制度：
1、公司所有辦公用品的購置都必須經總經理審批後方可購置。
2．低值易耗辦公用品各部門每月初應向辦公室提報所購物品的明細，辦公室將根據庫存情況，上報審批後統一購置。
3．固定資產的購置，經審批購買後，辦公室統一登記入帳，交由需用人使用。使用人應加以愛護和妥善保管，不得丟失和無故損壞，發現上述情況，將由使用人進行賠償，賠償金額按所丟失或損失物品的凈值計算。
4．低值易耗品的發放，辦公室應做好發放登記，並做到帳物相符。

(十一)檔案管理制度：
l．檔案的分類：
施工技術檔案、財務檔案、人事檔案、機械設備物資檔案、工程決算與工程合同檔案、圖集、圖書、音像照片檔案、文書檔案、其他檔案。
2．檔案資料的立卷歸檔：
1〉立卷歸檔要求書寫工整、字跡清晰、卷面整潔干凈、嚴禁亂塗亂畫；
2〉歸檔的原始記錄簽證應真實、齊全，日期、部位明確，嚴禁事後增減或塗改，使用復印件時，應註明原件存放處，以備查詢；
3〉檔案管理人員要根據工作需要，編制目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集的各種參考資料，以便於查閱。要定期檢查檔案存放狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或，作其他技術處理，機密文件、資料歸檔要注意保密，並採取專門的保密措施，專門保管。
3．檔案資料的立卷歸檔的時限：
1〉文書文件等類檔案資料每年內歸檔一次；
2〉財務檔案每年歸檔一次；
3〉施工技術檔案，質量體系運行管理資料在工程竣工驗收後12日內完成歸檔工作。
4〉工程經濟檔案，在每項工程竣工驗收後，半年內，完成歸檔工作。
5〉公司人事檔案、職工技術、職工勞資、社會保險及車輛檔案每年度內整理歸檔一次；
6〉質量安全資料檔案每年度內整理歸檔一次；
7〉公司大型機械設備檔案每年度內整理歸檔一次。
4．檔案的查閱與借用：
1〉檔案歸檔後，需查閱或借用時，必須經專業部門的負責人辦理查閱或借用手續，並由檔案員做好登記，否則任何人無權查閱或借用；
2〉凡屬公司需對外保密的檔案資料，必須經總經理批准，辦好登記手續後，方可查閱或借用；
3〉各種圖集、書籍、文書檔案由檔案員辦理查閱或借用手續；
4〉查閱檔案資料只限所查范圍，不得翻閱無關內容，對檔案資料必須注意愛護，不得損壞，不得塗改、勾畫、剪截和拆卷，更不準抽取或撕毀張頁等。如發現上述情況，檔案員有權立即制止，停止查閱；並按有關規定予以處理；
5〉對批准摘抄、復制和借出的檔案資料，必須妥善保管，不準公布、翻印、轉借和擴大閱讀范周圍；
6〉利用檔案資料完畢後，要親自送還，經審查無誤注銷查藉手續。
5．檔案鑒定銷毀：
1〉按照國家標准，檔案保管期限劃分為永久、長期、短期三種。永久指無限期保存；長期保存為16--50年；短期保存為15年以下；
2〉短期保管的檔案，15 年期滿後應組織鑒定小組進行復查，經領導批准後可以銷毀；長期保存的檔案滿50年，經鑒定小組再次鑒定確無繼續保存的必要，經領導和有關都門批准後方可銷毀；
3〉對需要銷毀的檔案，要編造檔案銷毀清冊，按照規定的標准手續進行銷毀，銷毀時必須有兩人以上監銷，監銷完畢，監銷人員要簽字。
4〉檔案資料保管期具體分類劃分詳見國家檔案法或青島市檔案管理規定。

(十二)公司復印機使用制度：
1．復印文件資料耍辦理登記審批手續，詳填復印時間、標題、份數，經主管領導或辦公室主任以及核稿人批准簽字後方可復印，超過30份的原則上應打字印刷。
2．不得使用復印機復印絕密文件和個人材料，否則需公司領導批准。
3．復印機由專人保管使用，其他人員非經允許不得自行開機。

(十三)公司打字管理制度：
l負責列印以公司名義發出的文件和公司領導同意印發的資料會議紀要等文件材料。
2．凡需列印的文件必須經核稿，領導簽發及編號後，方可予以列印。
3．列印文件材料要辦理登記手續。首先填好文印單，然後送公司或職能處室至領導以及核稿人簽字後。有核稿人送打字室列印。
4．凡送打字室列印的文件、表格等，字跡要清楚，語句要通順。
5．文件列印完畢，收稿人當面清點原稿中的正文部分及列印好的文件並簽字，方可取走列印件。
6．打字室為機要部門，打字員要嚴守機密，做到不泄密，不失密，和列印無關的人員不能進入列印室。

(十四)公司的報刊、郵件、函電收發制度：
1．公司的公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電均由公司辦公室負責收發。
2．公司各部門因公需外發函、電，經辦人應到辦公室審批或登記後可自行到郵局發，也可由辦公室統一辦理。
3．外來郵件一律經辦公室簽收分發。
4．凡掛號、書籍、包單、匯款單、貨運單等由辦公室及時通知收件人並辦理簽收手續。
5．一般公啟函電和職員私人信件，由辦公室每天收後及時送到各個部門或本人。
6．不論公私郵件辦公室應隨到隨清，及時分發，不得丟失損壞，擱置延誤。
7．報刊訂購每年由辦公室統一辦理一次，各部門可自行根據需要書面申請，總經理批准到辦公室辦理。個人訂購可由辦公室辦理。
8．報刊的收發均由辦公室負責並及時分發到各部門或個人。需集中裝訂閱覽的要做好管理工作。嚴禁個人私自拿走。

(十五)值班制度：
1．公司因工作需要，實行部門經理級輪流值班制，值班時應保持不漏崗、不退崗、按時交接班。
2．及時准確地傳達上級指示、通知、重要信息和電話，能決定處理的事件立即辦，否則及時向有關領導匯報。
3．負責處理和接待來訪者，並及時處理突發事件，如匪警、匪盜、火警、水災等事件。
4．應堅持記錄值班日誌。記載的內容應准確無誤，實事求是。值班人應簽名。

(十六)衛生管理制度：
1．辦公室對辦公樓內的衛生工作負全責，經常不定期的對各衛生區域的衛生責任人進行督促、檢查，確保辦公樓內的衛生狀況始終保持整潔。
2．各衛生區域的責任人應對自己所管轄衛生區域盡到職責，經常督促檢查，及時處理好出現的問題。
3．辦公室對辦公樓內的會議室、接待室、圖紙會審室、教室和公用樓道、廁所的衛生負責，確保天天清掃，保證上述場所的衛生清潔狀態。

『貳』 如何建立和完善檔案管理規章制度

文書檔案立卷歸檔制度
聲像檔案管理辦法
一、文書檔案立卷歸檔制度
(一)總則
第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特製定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案後及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
(二)文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，並保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。
第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可後財務部門才給予核報差旅費。
2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予報會議費用。
第七條 各部門專(兼)職文書的職責：
1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，並向檔案室辦好交接簽收手續。
3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用文件材料登記手續。
(三)歸檔范圍
第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。
第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。
第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。
第十四條 信訪工作材料。
第十五條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
第十六條 本公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
(四)平時歸卷
第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。
第二十條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，並編上條款號。
第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，並在收發文登記薄上註明。
(五)立卷(案卷質量要求)
第二十三條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便於保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。
第二十八條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系並進行系統的排列。
第二十九條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角列印頁號。
第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立捲入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制並與原件一並立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以卷號排列次序裝入卷盒，置於檔案櫃內保存。
第三十五條 本制度自印發之日起實施。
二、聲像檔案管理辦法
(一)總則
第一條 為加強本公司的聲像檔案，特製定本辦法。
第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。
第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統一管理。
(二)聲像檔案資料的收集
第四條 收集范圍
1.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；
2.各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料；
3.本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。
4.涉及本公司和郵電系統權益的聲像資料。
5.其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。
6.其它具有保存價值的聲像資料。
第五條 收集時間
1.聲像檔案資料應在形成後一個月內隨立檔部門其它載體形態的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。
2.檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。
第六條 收集要求
1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔並建立歸檔控制措施。凡未按規定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復製件；
3.聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復製品要相符。
第七條 聲像檔案資料的徵集
1.檔案部門有責任隨時徵集重要聲像資料；
2.在徵集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。
第八條 聲像檔案費用的報銷
本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經檔案室簽字認可，財務部門應給予核報費用。 (三)聲像檔案的整理〖HT〗
第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統起來，便於保管和利用。
第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協助。
第十一條 分類、編號
1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。格式：全宗號-流水號。
2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然後每盤再依次編排序號。
3.編注與其他載體檔案相聯系的參照號。格式為(檔案形態)檔號/(檔案形態)檔號。
第十二條 保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
第十三條 文字說明的編寫
1.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
2.編寫文字說明的要求：
(1)准確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；
(2)照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯系密切的應加文字說明：
(3)文字簡潔、語言通順；
(4)時間用阿拉伯數字表示。
第十四條 編制格式
1. 照片編制採用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。
2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。
第十五條 案卷要求
1.將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。
2.卷內目錄：
照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄；
錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。
3.卷內備考表，用於說明卷內聲像材料的整理、變動情況。
第十六條 編目
聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案、著錄規則》進行。
(四)聲像檔案的保管
第十七條 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。
第十八條 保管條件
底片、膠片庫溫度應保持在13-15℃之間，相對濕度應保持35%-45%；
照片庫溫應保持14-24℃，相對濕度應保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應保持18-24℃，相對濕度應保持40%-60%。
第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小於3mm；存放磁帶最好不用鐵皮櫃。
第二十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。
第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和塗改；銷毀聲像檔案必須經過鑒定，徵得歸檔單位同意，報經主管領導審批，登記造冊。
第二十二條 建立健全聲像檔案統計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。
(五)聲像檔案的開發利用
第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。
第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續，根據聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。
第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按《中華人民共和國專利法》的有關規定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應撥給原移交單位，檔案館收取保管費。
第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經主管領導批准後，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復製件外借；外單位借用或復制聲像檔案，由檔案室負責辦理，並按有關規定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。
第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用現在的聲像檔案。復制的希望你滿意。

『叄』 如何規范檔案日常管理

權威消息：國家檔案局發布檔案管理九項規范

近日，國家檔案局發布《紙質檔案數字復製件光學字元識別（OCR）工作規范》等9項行業標准，涉及政務服務事項電子文件歸檔、檔案館應急管理等方面。這9項行業標准提出了哪些工作規范，適用於哪些業務？

會博通從1988年開發出我國第一套文檔一體化軟體產品以來，就是我國最早的知識與內容管理軟體開發與供應商。歷經30年，會博通一直潛心研發綜合知識管理系統，打造組織知識生態鏈，已經成為經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業。現在會博通已經在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。為了更好的服務國家檔案管理細則，研發符合國家的檔案管理系統，會博通綜合檔案管理系統產品經理帶大家了解一下最新的國家檔案局發布的九項行業標准！

1.DA/T 77—2019《紙質檔案數字復製件光學字元識別（OCR）工作規范》

本標准規定了紙質檔案數字復製件光學字元識別（OCR）工作的組織、實施和管理要求，確定了開展OCR工作的總體原則、具體流程、性能要求和指標評價等內容，尤其是對歸檔章、文件處理單、公章等具有檔案特徵的內容提出了識別要求。標准適用於字跡清晰、文本規范的紙質檔案數字復製件的光學字元識別（OCR）工作。

2.DA/T 78—2019《錄音錄像檔案管理規范》

本標准為傳統載體錄音錄像、傳統載體錄音錄像數字復製件、數字錄音錄像3 種不同形式錄音錄像檔案提供統一的管理規范，解決錄音錄像收集范圍和收集質量、著錄和整理問題。標准規定 了模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著 錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求，適用於各級機關、團體、企 事業單位和其他社會組織形成的錄音錄像檔案的管理。

3.DA/T 79—2019《證券業務檔案管理規范》

為加強證券業務檔案工作規范化，確保證券業務檔案的安全管理和有效利用，制定本標准。標准規定了證券業務檔案工作總則、管理體制、管理崗位職責，以及在辦理證券業務活動中產生的且具有保存價值的業務文件的整理、歸檔，證券業務檔案的保管、利用、鑒定與處置的要求和方法，以及業務電子文件歸檔與電子檔案管理，並編制了具有參考性的《證券業務文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，適用於證券公司證券業務檔案的管理與利用。

4.DA/T 80—2019《政府網站網頁歸檔指南》

本標准規定了政府網站網頁歸檔的總則，網頁的歸檔范圍和網頁檔案的保管期限，網頁歸檔的收集、整理、移交接收和網頁歸檔功能模塊建設的一般方法，適用於各級人民政府及其部門、派出機構和承擔公共服務職能的事業單位在互聯網上開辦的政 府網站的網頁歸檔，其他單位的網頁歸檔工作可參照執行。

5.DA/T 81—2019《檔案庫房空氣質量檢測技術規范》

本標准旨在提高檔案庫房管理水平，完善庫房空氣質量檢測制度，促進檔案部門了解和評價檔案庫房空氣質量狀況。本標准給出了檔案庫房空氣質量檢測的方法，適用於我國各級各類檔案館的檔案庫房，包括在用檔案庫房以及新建檔案庫房。

6.DA/T 82—2019《基於文檔型非關系型資料庫的檔案數據存儲規范》

標准旨在規范和統一採用文檔型資料庫存儲檔案數據的方法，解決非結構化檔案數據的存儲和管理問題，並為今後檔案數據的利用打下基礎。標准規定了使用文檔型資料庫存儲檔案數據的總體要求，提出了使用文檔型資料庫存儲和管理檔案數據的基本功能和實施方法，適用於各級各類檔案館、機關、團體、企業事業單位對檔案數據的存儲。

7.DA/T 83—2019《檔案數據存儲用LTO 磁帶應用規范》

標准規定了檔案數據存儲用LTO磁帶的技術要求、選擇、條形碼標簽、使用、保管、運輸以及磁帶的復制、更新和轉換等要求，適用於各級檔案部門及有關單位檔案數據存儲用LTO 磁帶的應用和管理。

8.DA/T 84—2019《檔案館應急管理規范》

本標准制定的主要目的是加強檔案安全保管及風險管理，增強對檔案安全風險的預見性，在日常工作中及時發現和排除潛在風險，從而做好檔案保管和保護工作。標准規定了檔案館應急管理原則、組織機構及職責任務、運行機制、管理保障及監督管理等內容，適用於全國各級各類檔案館應對突發事件的管理工作。

9.DA/T 85—2019《政務服務事項電子文件歸檔規范》

標准規定了政務服務事項電子文件歸檔的一般方法，包括歸檔工作流程和歸檔信息包的內容結構、命名規則、元數據和存儲格式等，適用於政務服務機構在全國一體化在線政務服務平台上辦理政務服務事項（包括行政權力事項和公共服務事項）過程中形成的電子文件的歸檔。

目前，會博通綜合檔案管理系統全面升級，已將檔案管理9項標准納入系統升級范疇，全面符合最新的國家檔案管理要求。