數字檔案規章制度

Ⅰ 檔案管理制度如何編制

這是老頭編寫的原件，僅供參考
檔案管理制度
第一章 總則
第一條：檔案是企業在各項經濟活動中直接形成的、具有保存價值的、原始記錄保存起來的文字、聲像、圖表等資料。
第二條：檔案必須堅持由部門收信管理的原則，達到完整、安全、准確、系統和有效利用的需要。
第三條：檔案管理必須貫徹執行黨和國家的保密、保衛制度和《檔案法》的規定，確保檔案的保密安全。
第四條：檔案管理人員要熟悉檔案管理工作的基本知識和各項規定，按照檔案工作的有關規定和要求，認真做好檔案管理的各項工作。
第二章 文書檔案的管理
第五條：文字檔案是全面、真實地反映本廠的歷史面貌以及各項經營管理活動的原始記錄資料，辦公室要認真做好各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保存和利用等工作。
第六條：文書檔案的收集歸檔范圍
（一）上級黨政機關發來的與企業有關的決定、決議、批復、通知、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
（二）企業章程、決定、協議、通知、會議紀要。
（三）本廠的各種上級文件，包括請示、報告等文件材料。
（四）本廠的各種下行文件，包括通知、通報、決定等文件材料。
（五）本廠的各種規章制度、工作計劃、總結、統計報表、簡報等文件材料。
（六）本廠員工勞動、工資、福利、社會保障等方面的文件材料。
（七）反映本廠的歷史變革、大事記及本廠重要活動的會議材料、簡報、照片、錄像等。
（八）本廠的CI規范管理的相關資料。
第七條：文書檔案的管理
（一）辦公室要規范檔案管理制度，認真執行平時歸卷制度，對處理完畢或批存的各種文件材料及時收集歸卷，由文檔管理人員集中一分類保管，並逐一進行登記。
（二）立卷工作要遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的類別和價值，以便於保管和利用。
（三）文件材料的歸檔要符合規定要求，統一立卷規范，保證案卷質量，案卷的組卷、編目要系統、完整。
（四）所有案卷要保持文件材料的完整性，各種附件一律不準抽存，份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
（五）各類文書、檔案一般要在次年三月組織專人立卷、歸檔完畢。
第三章 人事檔案的管理
第八條：人事檔案是對一人個參加各種政治、社會活動以及學習和工作經歷的真實記錄，也是反映企業人力資源基本信息的原始材料，辦公室要切實搞好企業人事檔案的管理工作，為企業人力資源的合理配置提供依據，做到建檔規范，管理科學。
第九條：人事檔案的建檔范圍及類別
（一）所有企業職工應統一建立職工檔案。
（二）建檔范圍包括反映職工參加各種活動和學習情況及職工個人情況的一切資料。具體有以下內容：1、履歷；2、自傳；3、鑒定考核；4、政審；5、組織關系；6、學歷、職稱；7、任職、業績、工資資料；8、獎懲；體檢等。
第十條：人事檔案的管理
（一）歸檔材料要形式完整，不得損壞殘缺。系列材料要齊全，不得遺漏。
（二）歸檔材料必須客觀真實、手續完備。須經廠（或組織）審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字後方可歸檔。
（三）人事檔案由辦公室指定專人管理，並設置專櫃保管。
（四）辦公室要建立健全保衛、保密工作制度。防止失密、泄密事件發生。
（五）人事檔案管理人員具體負責企業人事檔案的收集、登記、整理、保存，傳遞等工作，應認真負責、嚴格管理，嚴守機密。
（六）人事檔案材料必須嚴格按照統一的人事檔案規定分類整理，編序存放。
（七）企業內部因工作需要調閱人事檔案的，查閱人須持本部門介紹信，經主管領導同意後方可查閱，所需查閱內容須由檔案員如實提供。原則上不得抄錄、復制。
第四章 工程合同、圖紙、技術資料的管理
第十一條：企業在工程建設期間形成的各種工程設計、工程設備、生產工藝等方面的技術資料和工程合同要妥善加以收集和有效保管，為企業正式投入運行提供完備的質量、技術依據。
第十二條：收集的歸檔范圍：
（一）凡在本廠建設期間或投入生產以後形成的各種具有保存和利用價值的工程合同、技術文件、圖紙、工藝設備資料、新產品研發方案等原件與復印件，如企業總的布置圖、總流程圖、安裝圖和電儀、上建、設備、水文、環保、地質資料、鑽井工程全部資料都在歸檔范圍。
（二）成套的重要圖紙（包括底圖、副圖、原圖、復印圖）、資料。
（三）凡是設備購置招標、基建工程招標期間所形成的招投標文件、附件及合同。
（四）凡是記錄企業在基建、設備、電器儀表、技術安裝、工藝流程等方面的全部資料。
第十三條：工程合同、圖紙和技術文件的管理
（一）企業所有的工程合同、技術圖紙和文件均應按具體代表的對象、用途、使用性質加以分類、編號，必須做到直觀明了、容易查找。
（二）資料室要對成套的重要圖紙（包括底圖、副圖、原圖、復印圖）、技術資料、記錄本廠在基建、設備、電器儀表、技術安裝、工藝流程及聯動試車等方面的全部資料按照檔案管理規定妥善加以收集、整潔、保管、歸檔。
（三）購置設備開箱，由生產技術部同計劃財務部一同對箱內設備詳細清點，造冊登記，建帳歸檔管理。
（四）每項工程竣工時，其資料在項目驗收後一個月內交資料室進行歸檔保管。
（五）設備運行資料，在設備運轉正常扣一個月內交設備科歸檔。
（六）整理好的成套圖紙不準隨便分發、拆散或丟失。作廢的圖紙、資料要及時回收、處理。
（七）做好圖紙、資料、技術文件的保管工作，防止本廠重要技術情況的外露。
第五章 檔案的保管和維護
第十四條：建立查閱檔案登記表，凡查閱檔案均應履行登記手續。
第十五條：原則上外來人員一律不許查閱各類檔案，確需查閱的要經主管領導批准。
第十六條：承辦人員借用、調閱各類檔案時，檔案管理人員應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借閱登記手續。
第十七條：各類檔案的查閱只能在檔案室進行，嚴禁查閱人塗改、撕毀。
第十八條：因工作需要或其它原因需轉移檔案的，須經廠長同意，並依照制度予以轉移，辦理好相關手續，做好記錄。
第十九條：重要圖紙、資料的復制，借閱要經部門主管同意，並登記。
第二十條：貫徹執行國家保密制度，自覺維護各類資料的安全，禁止塗改檔案資料，嚴防泄密、失密事件發生。
第二十一條：保證檔案資料的物質安全，防患於未然，做好對潮濕，蟲鼠等各種自然災害的防禦。
第六章 其它
第二十二條：財務檔案的管理及維護由財務科自行負責。
第二十三條：本制度從發文之日起執行。解

Ⅱ 企業檔案工作規范的規章制度

6.1.1明確企業文件形成、歸檔責任。企業在制定有關規章、標准和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。
6.1.2 制定企業檔案工作規定。企業檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求，其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋許可權等。
6.1.3 建立檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業應提出責任追究和處罰措施，並將有關要求納入相關管理制度。
6.1.4 制定檔案管理應急預案。對可能發生搜悶棚的突發事件和自然災害，企業應制定檔案搶罩臘救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟體、操作系統、數據的維護、防災和恢復，應世則制定應急預案。 6.2.1 文件歸檔制度。應明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。
6.2.2 檔案保管制度。應明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(出)庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責。
6.2.3 檔案鑒定銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織、職責、原則、方法和時間等要求。
6.2.4 檔案統計制度。應明確統計內容、統計要求和統計數據分析要求。
6.2.5 檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查(借)閱檔案的許可權和審批手續，提出接待查(借)閱檔案的要求。
6.2.6 檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。
6.2.7 電子檔案管理制度。應對企業各信息系統中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。
6.2.8檔案管理系統操作制度。應明確檔案管理系統操作人員的職責、檔案管理系統軟體、硬體的操作要求。 6.3.1 文件、檔案整理規范。應明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。
6.3.2 檔案分類方案。應明確分類依據、類別標識、類目范圍。
6.3.3 文件歸檔范圍和保管期限表。應明確各類文件歸檔的范圍及其相對應的保管期限。
6.3.4 特殊載體檔案管理規范。應明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。

Ⅲ 檔案管理制度

檔案管理制度

為了做好工程及設備檔案資料的管理工作，參照《建設工程文件歸檔整理規范》等文件的有關要求,結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特製訂本檔案管理制度。
一、 歸檔范圍
主要為工程和設備檔案資料:
1. 工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發文、對外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應商（服務）單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調研報告，考察調研的影像、照片資料）、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、施工日誌、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件等。
2. 設備檔案是鑒定評價（儀器）技術狀態的科學資料，是為保障（儀器）設備正常運轉並處於良好狀態的重要依據。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標准、隨機備件圖冊、軟體、硬體部分的文件材料、開箱檢驗記錄；安裝調試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見；運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養和安全技術操作規程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。
二、 檔案保密制度
1. 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項保密制度。
2. 凡涉及不宜公開的公司機密等檔案，應作秘密保管並嚴格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經本公司主管領導批准。
3. 凡作秘密和內部管理的檔案，應嚴格履行查閱審批手續，嚴禁擅自拍照和復制，利用者應嚴格遵守保密規定，不得泄露公司秘密。
4．對確已無保存價值的建設工程和設備檔案，列出銷毀清冊，經主管領導審批後，由銷毀人、監銷人銷毀，並簽名注銷。
三、檔案工作人員崗位職責
1. 熱愛檔案事業，忠於職守，遵紀守法，勤奮學習，具備檔案專業知識。
2. 負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項工作服務。
3. 按規定向當地檔案館移交應進館的檔案。
4. 積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況，接受其監督、檢查和指導。
5. 辦理領導交辦的其他檔案業務工作。
四、檔案管理制度
1. 非檔案管理人員不得擅自查閱檔案櫃里的案卷，確因工作需要，須經本公司主管領導批准同意後方可查閱。
2. 檔案櫃內的檔案要進行系統排列存放，不準堆放與檔案無關的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便
3. 做好檔案櫃內「六防」（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案櫃衛生整潔、安全。
4. 對檔案櫃所藏檔案要進行經常檢查，發現問題及時採取有效措施。
5. 凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件，儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份，應留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復印件隨機使用。
6. 檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料，要按時間先後排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然後填寫好卷內目錄。
五、檔案安全制度
1. 嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案櫃實行專人負責，鑰匙應妥善保管，如有丟失應及時匯報並採取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案櫃里的檔案。
2. 每次長假前應對檔案進行全面檢查，檔案櫃加貼封條，切實消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1. 本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續借閱，必須辦理續藉手續。對於關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用人復印。
2. 檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經分管領導批准，辦理外藉手續並限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。外單位人員需要復印檔案櫃里資料時,須經主管領導同意後方可進行。
3. 檔案櫃里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。
4. 查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁塗改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當事人行政、法律責任。
5. 查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結檔案利用工作規律，更好地為各項工作服務。
七、檔案的收集
1. 檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。
2. 工程檔案資料按項目收集,檔案應按系統分類統一存放檔案盒貼上標簽並做電子目錄方便日後檢索。
3. 設備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內容上具有有機聯系的材料組合成一個保管單位。卷內文件排列，依照設備材料的自然形成過程排列並做電子目錄方便日後檢索。
4. 應妥善保存各類檔案和資料，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。
5. 勘察、設計、施工、監理等單位向本公司移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章後方可交接。
6. 項目簽訂承包合同中應明確規定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數、案卷質量標准及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。
7. 本公司購置的設備儀器的隨機全套資料，由拆箱負責人收集齊全，及時移交檔案員，統一積累和集中保管。

Ⅳ 檔案管理制度

檔案管理制度

一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟游源失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標准化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案祥橋資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經領導批准後，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案「八防」工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。
8、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。
9、做好檔案的統計工作，建立統計台帳，及時、准確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。
10、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處；檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號。
5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，並放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。
三、檔案保密制度：
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利於保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。
四、檔案移交制度：
1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、專門檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，並在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，並經分管領導繁體字認證後方可離開崗位。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它謹磨猛有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料，按照「年度」和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，分類准確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分准確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年六月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統計制度：
1、建立、健全科學的檔案統計工作，准確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記台帳，做到數字准確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，並做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標准化，統計基礎工作規范化。
七、檔案的開發利用
1、充分利用檔案為教育教學服務。
2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁塗改。
3、對檔案的利用要及時登記。
八、檢查與考核
1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，並列入有關人員的職責范圍及工作標准。
2、本標准由市社區服務中心辦公室每年進行一次全面檢查，並作為考核有關部門、有關人員的依據。