规章制度是录用条件吗

1. 如何规避企业规章制度存在的法律风险

一、关于招聘广告的撰写
广告中招聘条件的明确是最关键的问题。在试用期内，用人单位享有一项权利：如果发现劳动者不符合录用条件，可以随时解除劳动合同。但这项权利的行使是有条件的，即劳动者不符合录用条件。具体到不符合哪一条录用条件，举证责任在于用人单位。而最有力的证据就是招聘广告。所以在招聘广告中，用人单位一定要明确自己的招聘条件，注意将此广告存档备查，并保留刊登的原件。


二、关于用人单位规章制度的撰写
第一，规章制度的有效性。
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》（2001）第19条规定：用人单位根据《劳动法》第4条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。此规定实际上确定了规章制度有效性的三个一般标准，即经过民主程序、合法、公示，三个条件缺一就会出现规章制度无效的后果。
第二，
规章制度的实用性。
以一种经常出现的情况为例。一名劳动者连续旷工15天，用人单位除名的必备要件之一就是“连续旷工时间超过15天，或者1年以内累计旷工时间超过30天”。用人单位有义务证明这个事实的存在，这时用人单位会拿出考勤记录。这份考勤记录就会成为案件的一个焦点，有可能会存在以下几个问题。
1.考勤制度不符合合法、公示、走过民主程序三个要件，除名就会被撤销；
2.考勤制度所依托的工作时间安排不合法，考勤也就没有意义了；
3.考勤制度所确定的考勤范围不包括本案的被除名者，而且用人单位是有义务来证明被除名者是被包括在里面的；
4.考勤制度没有真正实行。如果用人单位所制定的考勤制度经不住以上推敲的话，败诉的风险是很大的。
所以，用人单位规章制度在很大程度上会成为用人单位约束劳动者的游戏规则，如果只有原则性的条文，是很难起到作用的。
第三，注意制定一些强行性的规章制度。
对于相关法律法规明确要求用人单位在规章制度中包括的内容，都有可能成为用人单位举证责任的一部分。尤其需注意，这类规定往往针对比较重要也容易起纠纷的制度，并增加一些额外条件，这些条件与前文最高人民法院所规定的三个条件合并在一起，都会成为衡量规章制度是否有效的条件。
第四，
规章制度不要规定本应在合同中规定的事项。
规章制度是用人单位单方面制定的，虽然有很多程序上的限制，但用人单位仍然享有比较大的自主权。所以在衡量规章制度是否合法有效时，法院往往会综合考虑用人单位用人自主权与保障劳动者权利的平衡点：凡是应当由双方协商确定的事项，如果没有经过协商，而由用人单位单方面在规章制度中进行规定时，一般情况下，都不会作为审理案件的依据。

2. 单独制定公司规章制度给员工合规吗

企业内部规章制度是依法治企的重要依据，如何让企业规章制度做到合法、合理、合规？本文从规章制度主体、内容、劳动管理制度应关注的9个要点，以及规章制度合法性审查等方面进行了总结，值得企业法务学习参考。

制定规章制度的主体是指：

用人单位行政系统中处于最高层次，对单位的各个组成部分和全体职工有权实行全面和统一管理的行政机构，并以其代表用人单位制定并以用人单位的名义颁布实施。

制定规章制度的主体主要包括：

具有承担民事责任的法人单位，包括集团公司及其子公司。不能独立承担民事责任的非法人单位，受集团公司及其子公司的授权管理人、财、物，可以在授权范围内制定规章制度。

而集团公司、子公司和分公司的管理部门及其它机构、组织、非行政单位等均无权制定和发布规章制度。如，集团公司、子公司和分公司所属的人力资源部（处、科）拟定、发布薪酬管理办法，由于部门不承担民事责任，不是法人组织，主体不合格，所制定的薪酬管理办法无效。主体合格是规章制度的第一要素，前提条件，如果主体资格不合格，导致所制定的规章制度无效，会导致法律风险。

劳动规章制度内容广泛，政策性强，直接涉及员工的切身利益。劳动规章制度的内容包括：劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律、劳动定额等八个方面。相对而言，规章制度的重点应放在劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动纪律等方面。

1、招录入职制度

招录入职是企业员工管理的第一道关口，招录入职的风险点在于三点：

1、防止招录广告出现就业歧视，目前司法实践中已经出现因就业歧视员工索赔的案件，因此需要单位制定招录广告时细加斟酌，防止出现年龄、身份、性别、地域、学历等就业歧视；

2、把好入职体检关，企业可以在招录中注明员工必须提交正规医院出具的体检报告，并将体检报告作为录取条件之一，防止因员工身体羸弱产生后续纠纷；

3、明确录用条件。录用条件是单位试用期解除员工的重要依据，如录用条件不明则单位不能行使录取解除权，因此必须通过录用条件确认书或者录用条款等方式明确录用条件。

2、劳动合同管理制度

劳动合同管理制度是企业规章制度中一项重点，劳动合同管理立足于劳动合同订立、变更、解除、终止、劳动合同监控五个方面。劳动合同管理最主要就是规范化，目前围绕劳动合同存在的争议包括双倍工资、无固定期限劳动合同、违法变更、不当解除和违法终止，因此企业一方面要注意劳动合同管理的合法合规性，另一方面要做好劳动合同的日常监测工作，将劳动合同管理中出现的风险及时发现、及时处理，避免矛盾的长期累积，造成对企业不利的后果。

3、薪酬制度

薪酬制度的制定要注意薪酬的构成和薪酬的激励性两个要件，薪酬的构成可以采用"三结合"的模式，短期薪酬与长期薪酬的结合、固定薪酬与浮动薪酬的结合、法定薪酬与约定薪酬的结合，一方面节省企业薪酬开支，另一方面采用薪酬激励员工工作；薪酬的激励性，要做好薪酬的市场调查和薪酬层次分配，市场调查立足于制定有行业、区域竞争力的薪酬数额，吸揽优秀人才；薪酬层次分配，着力于建立薪酬的内部竞争体系，激励员工上进心，保持企业发展活力。

4、岗位制度

当前的岗位制度中，调岗是一大难题。企业可以采用岗位合同和竞聘上岗相结合的制度实现合法的岗位调动。具体操作方法是将劳动合同期限分割为若干个岗位合同期限，岗位合同期满，实行竞聘上岗制度，如不能竞聘上的，则重新调换岗位，重新订立岗位合同。采用此种方式单位可以将岗位变更转换为岗位合同的履行，避免了岗位变动的协商一致风险。

但需要主要这种体制实行有一个前提，即绩效考核的明确和公开性，不论是岗位合同还是竞聘上岗其所依据的都是职工绩效考核的结果，因此企业实行浮动岗位制度的前提是必须建立明确、透明的绩效考核制度。

5、病假管理制度

病假管理制度是针对患病员工所设定的特殊制度，实务管理中病假员工的管理存在虚假病假、小病大治、泡病假的现象，制定病假管理制度可以从三个方面考虑：

一是制定严格的病假申请程序，并纳入单位规章制度。病假申请实行审批制度，按照病假长度设置不同审批权限。未履行病假申请程序的，视为旷工；

二是采用销假审查制度，患病员工销假应当向单位提交相关医疗票据、诊断证明、病历等材料留备审查。对虚假病假的认定可以采用复检或电话回访方式。复检可以要求患病员工治愈后到单位指定医院复查，验证是否存在虚假病假；也可以要求员工提供诊治医生电话，通过电话回访调查，防止员工弄虚作假。

三是将虚假病假视为严重违反规章制度予以解除，增加员工泡病假的成本。

6、考勤制度

考勤直接关系员工上下班时间、加班、位工资发放、员工管理等诸多内容，但目前考勤制度中存在几个误区：

1.各类考勤方式共存，未能明确以何种标准确定工作时间。当前考勤方式多样，包括电子考勤、门禁卡、指纹机、考勤单不一而足，对此应当明确以那种方式作为工作时间的计算标准，如以门禁记录作为统计工作时间的依据，规定门禁间隔时间为工作时间，则可以明示工作时间的计算方式，大大减少因工作时间不明引发的纠纷；

2.休息时间规定不明。有些单位规定每天工作,8小时，但并未规定中间有1小时休息时间。如此员工可能以为存在1小时加班时间或者因为休息时间内发生事故而追究用人单位工伤责任。实践中此类案件时有发生，这就需要我们在考勤制度中明确休息时间，最常见的是将工作时间规定为8:00-13:00，中间休息1小时，下午14:00-17:00；

3.考勤记录缺乏签名确认。现在用人单位中普遍流行电子考勤、无纸化考勤，对此类考勤制度，笔者建议应当首先在规章制度或者劳动合同中予以明示，并规定以电子考勤或者其他考勤方式作为工作时间记录的依据，同时从控制风险角度，还需要将电子考勤记录定期交由员工签字，确保考勤记录真实、合法、有效。

7、休假制度

按照法定的休假类型，一般用人单位设计的休假包括产假、病假、事假、年休假、探亲假、婚丧假，这些假期法律对其均有明确的规定，但并未规定休假程序，用人单位可以通过休假制度对休假员工予以约束。如规定事假的审批流程和事由说明，并规定事假无工资，防止员工无节制请假；二要完善销假审查制度，对员工请假类型、请假时间、请假材料在销假时予以汇总，并建立审查机制，防止员工虚假休假。如产假提供医院相关证明、探亲假提供路程车票、事假说明请假事由。

同时需要注意对休假员工实行岗位填补和临时负责人制度，员工休假导致一定时间期岗位空缺，对此可以考虑短期性用工，如招聘劳务派遣工、非全日制用工，也可以采用临时负责人制度，管理岗位设立正副职，正职休假，副职负责的方式缓解岗位空缺，保障公司正常运转。

8、员工惩处制度

员工惩处是用人单位规章制度的重点，员工惩处制度的设计要注意三点：

一是过错累计制度，可以建立警告、记过、记大过、解除等阶梯式的惩处方式，三次警告相当于一次记过，三次记过相当于一次记大过，三次记大过视为严重违反规章制度予以解除。如此既能保障员工工作条件的宽松，不会苛责员工，又能保障惩处制度的运作，真正起到震慑员工的作用；

二要预先规定员工损失赔偿计算方式。对员工因个人原因造成公司损失的，法律规定不明确，用人单位可以在规章制度中规定哪些情况下员工造成的损失需要承担赔偿责任，并规定损失赔偿的计算方式。如物流企业，可以规定员工因故意造成运输车辆损毁的赔偿责任，并规定以交警部门确定的责任范围承担损失赔偿责任；

三要明确员工惩处的执行部门和帮助人，一般来说员工惩处是由人力资源部门或者行政管理部分负责，但这些部门可能并未员工的直接管理者，对员工实行惩处可能导致员工的抵触，因此建议用人单位建立惩处帮助人制度，由员工的直接上级或者所在部门负责人和人力资源部一起负责员工惩处的实施，化解员工惩处的抵制情绪。

9、离职制度

当前企业的离职制度过多罗列法律条款，将劳动合同法中关于离职的规定罗列作为企业处理员工离职的依据，这种操作方式有失柔性，笔者建议设立柔性离职操作模式：

1.建立离职谈话制度，针对离职员工由部门主管或者HR进行离职谈话，了解员工离职的心态和原因，多通过调解的方式化解员工矛盾。同时注意收集离职员工对企业的意见，针对共性意见改善企业管理方式；

2.建立离职员工信息登记制度。奉行"好马也吃回头草"的理念，将离职员工看做企业的资源，定期对离职员工进行回访，了解离职员工的状态，认识到离职员工对企业熟悉、工作熟悉的特点，把握好离职员工这一特殊的人力资源；

3.设立离职员工帮助制度，对离职员工的帮助包括提供再就业信息、办理社保档案转移等，通过帮助制度一方面可以缓和员工的冲突心理，便于协商解决双方纠纷；另一方面也可以建立离职员工对企业的感情，方便员工后期的回归和商业合作。

公司制度的法务审查亦是公司法律风险防范的重要内容。法务人员所审查的公司制度包括相关部门已经完成起草需要在审查后交付发布的制度，也包括正在实践中适用的公司制度。法务人员在公司制度审查方面主要包括以下三个方面的工作：合法性审查、可操作性审查和文案性审查。

一、如何对公司制度进行合法性审查

通常认为，对公司制度的合法性审查主要指的是审查公司制度条款中是否存在违反法律、明确规定的内容。如果存在上述情形，则法务人员应当建议制度起草部门修改或删除。实际上这就是制度合法性审查的一个方面，总体而言，对公司制度的合法性审查包括：实体审查与程序审查两个方面。具体操作方法如下：

（一）对公司制度文本实体审查

法务人员对制度文本的实体审查包括：合法性审查、法律风险审查及职权范围审查。合法性审查指的是公司管理制度文本中是否存在违反法律强制性规定的情况。此方面的操作主要依赖于法务人员对相关法律知识的掌握程度及法律检索能力。此处不再赘述。本节重点讲述一下法律风险审查及职权范围审查。

制度内容所涉及的法律风险主要指的是因制度内容设计不合理可能导致的公司内控风险。法务人员在此方面审查主要从制度所体现的工作流程及部门职责范围中寻找风险问题。例如有的公司营销部门同时也是公司合同印章的管理部门。此种情况容易出现营销部门与客户串通损害公司利益或其他印章使用中的法律风险。

基于上述原因，法务人员在制度审查工作中应当坚持：

1、职责划分不违反章程规定；

2、制度适用范围明确；

3、各流程节点责任人明确；

4、各流程的部门审查权限明确；

5、流程具有可追溯性；

6、是否存在可被监督的程序；

7、监督部门不从事被监督的业务。

（二）对公司文本的程序审查

公司制度文件中经常存在这样的表述：“本制度自发布之日起生效”。此种表述看似合理，其实并非所有的制度文件一旦发布便具有法律效力。

劳动合同法第四条第二款规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”该条第四款还规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”

此外，根据公司法第四十六条及第四十九条的规定，拟订公司的基本管理制度属于公司总经理的职权，制定公司的基本管理制度属于董事会的职权。当然实际操作中系由总经理安排相关部门完成制度起草并由总经理审批确认。不仅如此，此种情况下，该基本管理制度还应当由总经理报经董事会审议通过。此类基本管理制度的范围，法律虽然没有明确规定，但公司章程中有可能涉及此方面的内容。因此审核人应当回顾公司章程是否存在相关规定。

对于不涉及上述内容的公司制度，即便经历了上述程序，公司仍然需要向工作人员告知其制度内容。且该告知程序应当留存相关证据。否则，在发生制度违规情况后，当事人主张并不知悉相关制度内容，公司将在追责程序中异常被动。

二、如何对制度文件进行可操作性审查

公司的管理制度应当与公司的整体管理水平相适应。而一个公司的整体管理水平取决于公司运营成本、资产、信息、人才等各方面的掌握情况及管理能力。

不少人认为法务人员应当只负责对制度文本的审查，制度的可操作性不属于法务人员的审查范围（法务部门自己出台的制度文件除外）。此观点过于强调了法务岗位的法律属性，而忽略了其公司管理人员的属性。法务岗位不仅是一个提供法律咨询服务的岗位，其同时还是一个管理岗位。在法务业务中如果只重视法律领域的一亩三分地，会导致法务人员的法律知识与公司实体发生油水分离。法务岗位的复合性一旦不符存在，对于很多公司而言，其反而不如外聘律师顾问更能降低自己的人工成本。从法务岗位地位的提升角度而言，越懂管理，越能让法务人找到法务能力发挥的更多价值点。

对制度可操作审查的关键不是从制度文本中找寻制度难以操作的漏洞，而是需要法务人员直接与制度所涉及的业务部门进行沟通。沟通时，法务人员要首先弄清现实操作中的真实业务流程的运行情况。如果法务人员所审核的制度文本为尚未发布的制度，则需要沟通如果按照制度文本的规定运行会遇到哪些影响流程的情况，有何修改建议。如果法务人员所审核的制度文本属于已经发布的有效制度，则需要对比制度文本的规定与制度运行之间的差异，并征求修正意见。

这里需要特别提示的，在从事该项沟通工作中，法务人员应当向制度所涉及的部门抽样出制度所涉及的业务实际运行中形成的相关文件的复印件。获得该文件的复印件后，法务人员应当结合沟通意见审查部门沟通意见的真实性、完整性，同时找出流程运作中的相关问题。

三、如何对制度文件进行文案审查

制度文件的文案审查主要指的是在确认制度基本内容不变的情况下，由法务人员对制度文本结构完整及合理性、文本表述的规范性、措辞的严谨性等方面进行审查。

法务人员实施文案审查时，应充分发挥法律人的逻辑性与严谨性，对制度文本中存在的各类瑕疵点给出适当意见或建议。要系统做好此方面的工作，笔者建议法务部门与公司相应高层沟通，出台一部关于制度起草及审核方面的管理制度。此制度相当于公司内部的立法法，具有指导和规范公司相关部门制度起草行为的作用。法务人员在制度文案审查工作中也可以借鉴法律、法规在章节条款方面的规范设计对制度文本进行规范性审查。