文秘人員規章制度

❶ 文秘工作職責

文秘崗位工作職責(1)

1、調查研究，參與提出處工作計劃與總結。

2、認真組織落實處辦公會議形成的決定、決議;組織協調綜合性工作和各科工作關系;協助處領導做好日常行政工作;

3、參與制定後勤管理各項規章制度，並督促檢查各項規章制度的執行情況;

4、承擔本處的文秘、檔案工作及印章的使用、保管。

5、負責文件、資料的保管與流傳，處日常工作的檢查與督促辦理。

6、負責做好宣傳工作，及時反映處工作動態;

7、做好全處職工年終考評、各種評優評獎、職稱申報審核等工作。

8、協調內外關系，掌握各科室的工作信息，及時協調解決有關問題。

9、負責對處退休、調離等人員辦理離職交接手續的監督工作。

10、完成處領導交辦的其它工作。

文秘崗位工作職責(2)

1、負責市政府辦公室收文的簽收、登記、傳閱、歸檔和信訪信批辦件的登記、轉交、催辦，以及市政府研究室、市地方誌辦公室的文電處理工作。

2、負責市政府辦公室的各類明傳電報和密碼電報的簽收、登記、傳遞、歸檔工作。

3、負責市政府辦公室各類文電(正式文、函字、工作通報、明傳電報、送閱件、常務會議紀要、市辦公會議紀要)的編號、用英分發和歸檔。

4、負責秘書科承辦的有關會議的會務工作，以及市政府辦公室全體會議的記錄。

5、負責管理市政府辦公室和市政府研究室印章。

6、負責有關信息的采編整理。

7、負責大事記及市政府領導一周主要活動安排匯總編寫。

8、完成領導交辦的其他工作。

文秘崗位工作職責(3)

一、在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文秘工作。

二、負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作。

三、做好各種會議的記錄及會務工作。

四、辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的具體事宜。

五、做好單位印章管理，按規定開具介紹信。

六、做好來訪接待工作。

七、做好聯網微機管理工作，每天定時開機接收文件;做好信息收集及報送工作。

八、負責本單位辦公用品的采購和供應工作。

九、完成領導交辦的其它任務和各種應急事務的處理

❷ 秘書處管理制度

一、例會制度

每月5號前，由秘書長召集全體辦公會議，總結、部署工作，溝通交流情況。遇有特殊情況，可隨時召開。

每周周一，由秘書長組織各部召開周例會，總結匯報上周工作任務完成情況、安排布置本周工作計劃。

二、內部事務督辦制度

1、督辦人員針對協會的主要工作，對相關部門承辦的事項進行檢查、督促。

2、承辦部門和督辦人員按照「交必辦、辦必果、果必報」的要求，對所承辦的事項負責，並及時反饋完成情況。

三、請銷假制度

全體工作人員因事、因病不能到崗的要請假，由各部門負責人批准，並報知秘書長；返崗後及時銷假。

四、來信來訪處理制度

來信由秘書處根據來信內容、時限要求及時轉交有關部門；來訪由秘書處統一接待，負責引導，相關部門按職責分工自行處理。重要情況及時匯報。

五、大事記制度

各部門對本部門內發生的重大事情及時向秘書處上報，秘書處經過篩選整理後按時間順序編進《大事記》里，按年份予以公布。

六、失誤追究制度

全體工作人員要恪盡職守，精益求精，高標准、高質量地完成各自工作。對因不負責、粗心大意、推諉扯皮，造成較大失誤或損失的，要追究當事人和部門負責人的責任。

七、安全保密制度

對需要保密的文件、材料要妥善保管，防止泄密、失密，不經秘書長同意，禁止私自泄漏企業資料，因此造成的不良後果自負。

各自對所用電腦等貴重物品要加強管理，謹防丟失。

八、作息制度

全體工作人員要遵守作息制度，按時上班，遇有特殊情況由有關部門領導協調。無故遲到早退，又屢教不改的，將在全體人員大會上通報批評，直至解除勞動合同。

九、文明辦公制度

工作要嚴謹、有序、高效，嚴禁辦公時間出現吃東西、看影視劇、玩游戲、聊天等不良現象。對違規者提出當面警告，屢教不改的將處以100元罰款用於改善午餐。

個人要儀表整潔端莊，言行得體大方，待人接物熱情誠懇；注重團結協作。

十、清潔衛生制度

講究衛生，保持室內潔凈；文件、資料擺放整齊；禁止隨地吐痰、亂扔紙屑、煙頭、亂倒污水。

每天按照值日安排對公共區域進行清掃，達不到清潔標准者，通報批評，批評不改的將被罰值日一周。

❸ 大學社團秘書的規章制度

一、做好各類行政文件，信函、報告等材料的收發、轉遞工作，做到手續完備版，及時准確。需要清退歸權檔的，資料應做好登記和立卷工作。
二、負責做好公司內外來訪人員的接待工作，認真熱情，態度和藹，做到積極主動、不推諉、不拖拉。
三、負責保管和正確使用公司印鑒，開具介紹信或出具證明，做好登記，做到有據可查不出差錯。
四、及時、准確地向領導和有關人員傳達上級機關及有關部門的通知事項和每周的會議安排。
五、負責公司各類行政會議的通知，記錄和辦公會議紀要、決議、決定的起草，印發，同時協助公司領導起草有關行政文件。
六、要准確無誤地完成公司領導交辦的事宜，並將完成情況及時匯報。

修改發揮下就行了。。。
弄明白，你到底要干什麼，羅別出來；
然後按重要順序排序；
然後用規范的語言描述出來。。。

❹ 文秘方面的工作有什麼要求

文秘方面的工作要求
第一章：
文秘心態管理
有清醒的配角意識
依據領導者的期望塑造自我
客觀全面的了解事態，盡可能的客觀匯報給上級，並提供建議。
文秘在處理任何事情上，只能以領導意見為依據，不能代替領導做決定，可以提出意見、建議以至方案，但是必須經領導同意後，方可貫徹實施。
文秘工作的出發點和歸宿點都是為領導服務，是為了提高領導活動的效率和質量。
保密原則。
文秘不能顯示自己的勞動成果！不得對外表現自己！
文秘的職責
客觀、全面、細致為基本原則。
輔助決策
協調關系
處理事物
組織會議
撰寫文稿
管理文書
保守秘密
信訪工作
督促檢查
文秘的基本素質
恪守機密
知識素質（語、數、外、史、地、生、理、化、哲學；經濟學、法學、心理學、公共關系學、檔案學、辦公軟體）
能力要求（寫作能力、溝通能力、閱讀能力）
心理素質（自覺、果斷、自製；創新、參與、競爭、經濟；樂觀熱情、敏捷靈活、穩健從容、堅毅執著、自律自製）

第二章：
會務工作標准
保密原則
議題准備（要有簡明扼要的提綱，提綱應開門見山，有針對性，對存在的問題和准備採取的措施，提出明確具體的意見；議題可由領導指定，或者由文秘搜集多個供領導選擇；會議形式「座談會」「報告會」「傳達會」。）
人員組織（確保邀請人員到會時間。）
會議文件（包括正視文件、參考文件、閱讀文件；文件內容要客觀，符合實際情況，廣泛徵求意見，取得一定的一致性，文件要觀點明確，事實准確，條理清晰，語言簡練；文件發放，要根據議程分批發放。）
會議通知（會名、主題、時間、地點、參會人、參會要求、會務安排）
報名報到
會議編組
會場布置（「慶祝會」要喜慶，「座談會」要氣氛和諧，「報告會」要簡單樸素）
持證入場（簽到；引導就座）
主持
會議記錄
會務後勤（會場服務——辦公用品、茶水、休息場所安排等；訂房、訂票、接站、餐飲；會議的財務管理、）
印發會議紀要
貫徹執行會議決議
會議攝影攝像
會議文件歸檔保存
會議管理制度與表格
公司級會議（單指銷售大會以部門為單位通知准備）
例會（制定例會制度，例如規定開會周期、時間、地點、參會人；會議中不得隨意走動，手機必須靜音等）

第三章：
發文管理
文件種類（下行文多是通知、公告；平行文一般指函，邀請函、答復函等等；上行文一般為請示和匯報）
文件管理（保密、及時、建檔存檔以及銷毀）
發文執行（電話催辦、發函催辦和請承辦部門來人匯報等方式）
擬稿要求（題目醒目簡潔，主題明確，要一事一文；格式文字統一，注意標點符號的使用，排版要整潔）
第四章：
調查研究工作標准
調查工作的性質分類
信息反饋性調查（政策、制度的落實情況調查）
基本情況調查（銷售日常工作客觀反應問題的收集和統計）
突擊性調查（突發狀況的掌握和匯報）
探索性調查
預測性調查
調查的基本原則要求
廣泛性、政策性、被動性、多樣性。
普遍調查、典型調查、抽樣調查、專題調查、蹲點調查。
要多聽建議、意見，要善於收集真是的意見，要牢記調查要點。
調查的人員結構應新老搭配，人員要少而精。
調查結果要善於客觀分析與總結。
調查報告編寫
標題（xxxx調查報告）
開頭寫概況（被調查的人員概況，調查時間和形式等）
正文（調查報告的中心思想和觀點；證明中心思想的事實依據；最後是分析與建議）
第五章：
信息（項目信息的及時、全面、詳細及整理清晰；政策信息的及時；人員信息反饋的關注與整理）

第六章：
協調工作的原則
從屬原則
服從全局的原則
平等協商溝通原則
政策原則
服務原則
調查原則
協調工作的任務
統一思想
統一政策
統一步調
協調人員要求
魄力
判斷力
良好的心態
良好的人際關系
靈活的協調方式方法（商討式、個別溝通式、建議式；獲取信息，充分准備；發現問題，分析問題；制定可行性方案；事實協調方案，形成協調意見）
具體實施協調
策劃協調
計劃協調
公文協調
會議協調
協調結果
目的性明確
可行性高
保持嚴肅性
記錄歸檔

❺ 文秘崗位說明書

一、協助辦公室主管做好日常行政事務。

二、負責文書工作，包括各類文件的起草、列印、收發、傳閱和歸檔工作。

三、協助做好社區文化建設工作，搞好對外宣傳和公共關系。

四、做好會議記錄和整理並及時分發至各部門。保證會議室使用前後整潔。

五、接聽電話，做好記錄。負責辦公室設備的使用及保養。

六、負責人員的檔案的建立和管理工作，及時將有關資料歸檔。

七、統計製作部門人員的考勤、排班表。

八、負責員工福利、辦公用品等的發放工作。

九、完成領導交辦的其他工作。

任職要求：

一、 熟悉和遵守國家及部門的法規制度。

二、 思維敏捷、思路清晰，具有良好的職業意識。

三、 具有較強的書寫、電腦操作能力。

四、 熟悉公文寫作基本要求。

五、 大專以上學歷，兩年以上工作經驗。

任職資格：性格開朗、大方，掌握良好的禮儀知識和接待工作經驗，頭腦靈活、反應敏捷，能夠靈活處理工作中的突發事件。熟悉辦公室工作流程，具有較強的獨立處理事務的能力；易於與人溝通，有很強的團隊合作精神； 熟練操作電腦，靈活運用各類辦公軟體，有較強的文字處理能力，能夠通過學習，不斷提高，達到觀察顧客的言行就能了解顧客的性格和喜好，進而採取相應的有效對策。能夠通過學習，不斷提高，達到排除顧客顧慮、促進最終達成交易的優秀能力。

❻ 所在實習單位辦公室文秘人員的主要職責

1、既然是實習，主要職責就是協助完成文秘的部分工作，可以根據職責進行工作全面延伸述說。
2、辦公室秘書工作職責
一、在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文秘工作。
二、負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。
三、做好各種會議的記錄及會務工作。
四、辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的具體事宜。
五、做好單位印章管理，按規定開具介紹信。
六、做好來訪接待工作。
七、做好聯網微機管理工作，每天定時開機接收文件；做好信息收集及報送工作。
八、負責本單位辦公用品的采購和供應工作。
九、完成領導交辦的其它任務和各種應急事務的處理

❼ 秘書人員的基本素質要求

1、多元化才能。秘書應用懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。

2、組織能力。秘書應當是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，並落實安排。同時，她還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。

3、溝通能力。秘書需要和老闆、同事以及客戶打交道，她要善於協調企業內外部的關系。

4、獲取新知識的能力。秘書必須通過繼續深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，她需要跟上計算機應用的發展步伐。

5、團隊合作能力。秘書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關鍵部分。

(7)文秘人員規章制度擴展閱讀：

一、職業背景

隨著經濟管理全球化、信息化、專業化，秘書也開始以一種全新的思維方式進入到諸多領域之中，成為企業領導者必不可缺的得力助手。

為促進秘書工作現代化，提高秘書人員的業務素質和工作能力，國家自九八年起實行秘書專業人員必須持證上崗，並在企事業單位推廣秘書職業資格證書制度。按照勞動和社會保障部安排，定於2008年5月對從事秘書工作的人員進行國家職業資格全國統一鑒定。

本職業共設四個等級：初級（國家職業資格五級）、中級（國家職業資格四級）、高級（國家職業資格三級）、技師（國家職業資格二級）。

二、發展前景

秘書屬於公司內勤工作人員，是和老闆比較接近的人如果能有效處理老闆交代安排的所有工作，自然會得到老闆的器重，許多主管人選都是從秘書里產生的。

一般而言，秘書的晉升是比較緩慢的，但是從長遠角度看這一崗位是非常穩定的。秘書經常需要與辦公室的其他人員進行溝通或是交流。

因此需要有很強的文字和口頭表達能力，如果會一門外語，則會獲得更多參與培訓的機會，如果各方面表現優秀，尤其具備較強的組織管理、領導協調能力，則有機會晉升為行政經理。

❽ 文秘管理的基本原則

文秘管理的基本原則
（一）准確原則
秘書是領導的助手。秘書部門的任何工作都關聯著領導機關的工作，秘書工作是領導工作的重要組成部門。領導工作具有全局性和廣泛性。可以說，秘書工作的准確性，相當程度地保證了領導工作的准確性，保證了機關領導工作的正常運轉。秘書工作的准確性，涉及的方面很多，總的要求是：辦文要准，辦事要穩，情況要實，主意要慎；切忌丟三忘四，粗枝大葉，馬馬虎虎，心中無數。秘書工作的質量如何，代表著一個機關的面貌。准確是提高質量的基礎，也是反對官僚主義、文牘主義作風的有效方法之一。
（二）迅速原則
迅速，就是要求工作及時，高效、不延誤，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、鬆散怠慢、拖泥帶水。秘書工作的迅速原則是由秘書的特點決定的。秘書處理工作快慢、效率的高低，往往影響到領導的工作的進展，關繫到整個工作機器的運轉。因此，秘書部門必須科學地組織、安排時間和工作，並盡可能地使用先進技術和設備，使中轉過程加快，極大地提高辦事效率。只有這樣，秘書工作才能適應當前改革開放的發展和需要。以上講的准確、迅速原則實際上是一項要求，即高效率。准確，是對秘書工作質量的要求；迅速，是從秘書工作數量方面提出的要求。准確和迅速合而構成高效率，而高效率是對秘書工作辦事職能的根本要求，是秘書部門對各項工作進行管理的基本原則。
（三）保密原則
保密，是行為主體為了保護自身的安全和利益將知密的范圍加以限制。秘書部門處在核心要害部門，接近領導核心，處理要務，管理文件，知密范圍很深很寬，失密泄密危害極大。因此，秘書部門、秘書工作必須遵守保密的原則，牢固樹立「保守機密，慎之又慎」的思想，在言行中切實注意保密，遵守各項保密法規和制度。要求秘書工作必須時刻保持清醒的頭腦，保持高度的警惕性，嚴格遵守一切保密紀律。同時，為了保證機密的安全，還要制定和健全嚴格的保密制度，如文件、材料、信函、會議記錄等，都要有登記、收回、歸檔等制度，以保證辦公室的安全。
（四）實事求是的原則
堅持實事求是是一切工作的原則。這一原則對於秘書工作來說，更有它的特殊意義。因為秘書工作是為了領導決策提供依據的，如果在工作中沒有堅持實事求是的原則，就可能會造成領導工作的失誤，甚至會嚴重損害政府和機關的聲譽1。因此，實事求是是秘書部門一切工作必須遵循的原則，也是秘書人員必須具備的職業品德。把它貫徹於秘書工作是實踐，就是按照事物的規律辦事，真實地反映情況，夾雜個人的情感，報喜不報憂，甚至是不惜捏造事實等。只有這樣，才能向領導提供正確決策，才能協助領導避免決策的失誤。才能算做好了為領導服務的工作。

❾ 文秘工作流程是什麼

文秘工作流程：
一、任務1：撰寫公司總結、發言稿等各種生產經營性材料
工作程序：上報材料----撰寫初稿----領導審閱修改……上交定稿
1、第一個步驟：上報材料
（1）辦公室按集團要求，及時通知各部門上報材料；
（2）各單位按照時間、內容要求，上報季度、年度總結等材料（電子版）。
存在問題及處理建議：
（1）個別部門不能按時上報
產生的原因：工作效率低，最重要是領導重視程度差
解決方法1: 電話催促 （可控）
解決方法2：行政手段加大考核力度
（2）總結內容不全面，主要是工作措施多，數據支撐力度不夠
產生的原因：一是個別部門負責人工作能力很強，但文字總結能力較弱，其總結不能全面深入地反映工作成績；二是個別部門平時忙於生產，月底時因時間緊不能及時提供准確數據，羅列成績、措施多，總結分析不夠深入；四是部門分工不同，個別職能部門的工作成果難以用數據量化。
解決方法：一是各部門負責人在干好日常工作的同時，加強學習和總結，提高文字總結和分析能力；二是辦公室多與各部門加強溝通，督促各部門及時補充提供各種數據；三是各部門要重視對工作的分析總結，做到全面、深入，能確實發現問題、總結出經驗、提出對策、做好下一步工作計劃。
（3）生產、銷售、財務部門提供的數據存在不統一現象，向集團上報時難以確定。
產生的原因：一是各部門統計的依據、計算方法不同；
解決辦法：一是生產科提供的數據必須經主管領導批准後，以向集團上報的數據為准；財務科提供的數據必須在向集團上報數據的基礎上，經董事長或總經理確認；二是對外報的總結中，生產數據以生產科提供為准，各車間數據作為參考；收入、利潤、回款等經營數據以財務科提供為准，銷售部數據為參考；管理費用、營銷費用、采購費用等其他數據以財務科提供為准，各部門意見為參考。
2、第二個步驟：完成初稿（主要是需上交集團的材料）
根據集團及公司要求，辦公室文秘人員對各部門工作重點進行梳理，統籌考慮公司全年重點任務及各系統、各方面的工作，全面、深入、有序地總結工作成績及存在的問題，並根據公司領導班子的意見，提出下一年的工作計劃及重點措施。
3、第三個步驟：初稿審核及修改
（1）辦公室文秘人員形成初稿後，交辦公室主任審核；
（2）辦公室主任確定後，電子版發各主管領導審閱，並請提出修改意見
（3）辦公室根據各主管領導的意見對初稿進行完善修改
4、第四個布驟：定稿並上交
（1）將修改後的初稿交總經理審閱並定稿；
（2）定稿根據要求，發集團相關部門
二、任務2：文件管理
工作流程：接受文件……登記簽批……執行落實……整理歸檔
1、第一個步驟：接受文件
辦公室根據集團通知，指派人員取文件或通過會議等其他途徑獲取文件
2、第二個步驟：登記簽批
（1）文秘人員對外來文件進行登記（來文時間、單位、主要內容等）：
（2）文秘人員填好文件處理簽後，交辦公室主任填寫處理意見；
（3）根據處理意見交主管領導批示；
（4）根據領導批示印發相關部門執行。
3、第三個步驟：文秘人員將處理過的文件按要求進行歸檔。
三、任務3：制度建設
工作程序：制訂計劃……制定完善制度……審閱修改……批准執行
1、第一個步驟：制訂計劃：
（1）辦公室組織各部門根據實際情況上報制度建設計劃：
2、第二個步驟：制定完善制度
（1）辦公室根據公司要求下發制度建設計劃；
（2）辦公室組織督促各部門根據本部門工作實際，制訂完善各項管理制度。
存在問題：上報不及時，個別部門制度過於簡單，不深入不全面。
產生的原因：個別部門負責人忙於事務工作，疏於分析總結經驗教訓，對制訂完善管理制度，加強科學管理重視不夠。
解決辦法：一是提高部門負責人的科學管理意識，強化按制度管理理念；二是部門負責人要加強學習，善於總結管理經驗，增強全面管理意識；三是要增強所訂制度的有效性和可操作性，便於制度的貫徹執行；四是辦公室做好與各部門的溝通，及時傳達領導意見和要求。
3、第三個步驟：審閱修改
（1） 各部門將所訂制度交主管領導審閱，並提出修改意見。
（2） 各部門根據意見修改完善，交主管領導簽字確認。
存在問題：個別部門制度交領導後，未及時通知領導審閱，使文件長久擱置，無法執行。
解決辦法：各部門對交領導審閱的制度，及時跟蹤落實修改意見。
4、第四個步驟：批准執行
（1）各部門對主管領導確認過的制度，及時上交公司辦公室，統一管理歸檔。
（2）辦公室對各部門上交的制度，根據情況及時徵求領導意見，屬公司層面的重要制度，及時請經總經理簽字下發文件；屬部門內部制度的，由各部門根據主管領導意見執行。
四、任務4：督查落實
工作流程：
（1）根據每周例會上領導布置工作製做督查表並下發相關部門；
（2）每周五收集各部門工作完成情況表及部門周計劃完成表；
（3）每月29日前，根據月初第一次會議上領導布置的本月工作及各項指標，實際督查各部門完成情況。由各職能部門及車間提供相關的生產、經營數據。匯總後交公司領導或在下月例會上通報評價結果。
五、任務5：其他階段性活動材料的准備
工作流程：根據公司安排，按要求及時完成。